Bei Entgelttransparenz entscheidet die richtige Vergleichsgruppe darüber, ob Entgeltunterschiede überhaupt sinnvoll bewertet werden können. Dabei ist wichtig: „Vergleichsgruppe“ ist kein einheitlicher Rechtsbegriff, der im geltenden deutschen Entgelttransparenzgesetz und in der EU-Richtlinie identisch verwendet wird.
Das aktuelle Entgelttransparenzgesetz arbeitet beim individuellen Auskunftsanspruch vor allem mit der Vergleichstätigkeit. Die Richtlinie (EU) 2023/970 definiert dagegen eine „Gruppe von Arbeitnehmern“, die gleiche oder gleichwertige Arbeit verrichten. Für HR bedeutet das: Jobtitel, Abteilung oder Gehaltsband allein bestimmen nicht automatisch, wer miteinander verglichen werden muss.
Vergleichsgruppe: drei Ebenen auseinanderhalten
| Ebene | Vergleichslogik |
|---|---|
| Geltendes deutsches Recht | Beim Auskunftsanspruch benennt die beschäftigte Person eine gleiche oder gleichwertige Vergleichstätigkeit. Für das Vergleichsentgelt gelten je nach Tarifstatus weitere Regeln. |
| EU-Richtlinie 2023/970 | Arbeitnehmer werden in Gruppen gleicher oder gleichwertiger Arbeit anhand nicht willkürlicher, objektiver und geschlechtsneutraler Kriterien eingeteilt. |
| Deutsche Umsetzung | Die genaue Verzahnung der heutigen Vergleichstätigkeit mit den künftigen EU-Gruppen ist national noch nicht abschließend geregelt. |
Stand August: Die deutsche Umsetzung der Richtlinie ist weiterhin nicht abgeschlossen. Nach dem aktuellen Stand des Deutschen Bundestages sind Vorbereitungen für einen Gesetzentwurf getroffen, einzelne Umsetzungsfragen werden aber noch geklärt. Maßgeblich sind die jeweils geltenden Rechtsvorschriften und amtlichen Veröffentlichungen.
Primärquellen: § 4 EntgTranspG · § 10 EntgTranspG · § 11 EntgTranspG · § 12 EntgTranspG · Richtlinie (EU) 2023/970 · Deutscher Bundestag zum Umsetzungsstand.
Was gilt heute nach dem Entgelttransparenzgesetz?
Für den individuellen Auskunftsanspruch verlangt § 10 EntgTranspG, dass Beschäftigte in zumutbarer Weise eine gleiche oder gleichwertige Tätigkeit als Vergleichstätigkeit benennen. Entscheidend ist also zunächst nicht eine technisch vorgegebene Gruppe im HR-System, sondern eine Tätigkeit, mit der die eigene Tätigkeit verglichen werden soll.
Ob zwei Tätigkeiten gleich oder gleichwertig sind, richtet sich nach § 4 EntgTranspG. Gleiche Arbeit liegt bei identischer oder gleichartiger Tätigkeit vor. Gleichwertige Arbeit setzt eine vergleichbare Situation anhand einer Gesamtheit von Faktoren voraus. Maßgeblich sind die tatsächlichen Anforderungen der Tätigkeit – nicht die individuelle Leistung der Person, die sie ausübt.
Die rechtliche Einordnung gleicher und gleichwertiger Arbeit behandeln wir ausführlich unter Gleiche oder gleichwertige Arbeit.
Tarifgebunden oder nicht tarifgebunden: unterschiedliche Vergleichslogik
Beim heutigen Auskunftsanspruch bestimmt § 11 EntgTranspG unterschiedlich, auf welche Beschäftigten sich das Vergleichsentgelt bezieht.
- Tarifgebundene beziehungsweise bestimmte tarifanwendende Fälle: Maßgeblich sind Beschäftigte des jeweils anderen Geschlechts, die in dieselbe Entgelt- oder Besoldungsgruppe eingruppiert sind wie die auskunftverlangende Person.
- Nicht tarifgebundene und nicht tarifanwendende Fälle: Maßgeblich sind Beschäftigte des jeweils anderen Geschlechts, die die erfragte beziehungsweise nach § 15 Absatz 4 ermittelte Vergleichstätigkeit ausüben.
Der daraus ermittelte Wert ist nicht das Gehalt einzelner Kolleginnen oder Kollegen, sondern ein statistischer Vergleichswert. Wie dieser Median funktioniert, erläutert Vergleichsentgelt und Median.
Kann der Arbeitgeber die benannte Vergleichstätigkeit ablehnen?
Bei nicht tarifgebundenen und nicht tarifanwendenden Arbeitgebern enthält § 15 Absatz 4 EntgTranspG hierfür eine ausdrückliche Regel. Hält der Arbeitgeber oder der Betriebsrat die benannte Tätigkeit nach den im Betrieb angewandten Maßstäben nicht für gleich oder gleichwertig, muss dies nachvollziehbar begründet werden. Dabei sind die Kriterien des § 4 zu berücksichtigen.
Die Auskunft ist dann auf eine Tätigkeit zu beziehen, die Arbeitgeber oder Betriebsrat nach diesen Maßstäben für gleich oder gleichwertig halten. Die Vergleichstätigkeit ist damit keine frei wählbare Wunschgruppe, aber auch keine bloße Zuordnung nach Jobtitel.
Welche Grenzen hat der heutige Vergleich?
§ 12 EntgTranspG begrenzt den heutigen gesetzlichen Auskunftsanspruch. Er besteht grundsätzlich in Betrieben mit in der Regel mehr als 200 Beschäftigten bei demselben Arbeitgeber. Die Auskunftspflicht umfasst nur Entgeltregelungen, die im selben Betrieb und bei demselben Arbeitgeber angewendet werden; regional unterschiedliche Entgeltregelungen desselben Arbeitgebers werden nicht einbezogen.
Außerdem schließt das Gesetz einen Vergleich unterschiedlicher Beschäftigtengruppen nach § 5 Absatz 2 untereinander aus. Diese Grenzen gehören zum geltenden deutschen Auskunftsverfahren und dürfen nicht automatisch auf die künftige EU-Systematik übertragen werden.
Was bedeutet die Sechs-Personen-Regel?
Nach § 12 Absatz 3 EntgTranspG wird das Vergleichsentgelt nicht angegeben, wenn die Vergleichstätigkeit von weniger als sechs Beschäftigten des jeweils anderen Geschlechts ausgeübt wird. Das ist eine Datenschutz- und Offenlegungsgrenze für das Vergleichsentgelt.
Sie bedeutet nicht, dass die Tätigkeit bei weniger als sechs Personen automatisch keine Vergleichstätigkeit sein kann. Ebenso ist diese deutsche Sechs-Personen-Regel keine allgemeine Regel der EU-Richtlinie.
Den vollständigen Ablauf des heutigen und künftigen Informationsrechts erläutert Auskunftsanspruch und Informationsrechte.
Was ist eine „Gruppe von Arbeitnehmern“ nach der EU-Richtlinie?
Artikel 3 Absatz 1 Buchstabe h der Richtlinie definiert die Gruppe von Arbeitnehmern als Arbeitnehmer, die gleiche oder gleichwertige Arbeit verrichten und vom Arbeitgeber auf nicht willkürliche Weise anhand nichtdiskriminierender, objektiver und geschlechtsneutraler Kriterien entsprechend eingeteilt werden.
Gibt es Arbeitnehmervertreter, sieht die Richtlinie gegebenenfalls eine Zusammenarbeit mit ihnen entsprechend nationalem Recht und nationalen Gepflogenheiten vor. Die Gruppenbildung ist damit Teil der Vergütungs- und Stellenarchitektur und nicht lediglich eine statistische Auswertung nachträglich vorhandener Gehaltsdaten.
Welche Kriterien bestimmen die Gruppe?
Die Gruppenbildung verweist auf Artikel 4 Absatz 4. Dort nennt die Richtlinie als zentrale Bewertungsdimensionen:
- Kompetenzen,
- Belastungen,
- Verantwortung,
- Arbeitsbedingungen sowie
- gegebenenfalls weitere objektive Faktoren, die für den konkreten Arbeitsplatz oder die konkrete Position relevant sind.
Relevante soziale Kompetenzen dürfen dabei nicht unterbewertet werden. Wie diese Faktoren methodisch erfasst und gewichtet werden können, ist Gegenstand der Stellenbewertung für Entgelttransparenz.
Warum Jobtitel allein nicht reichen
Gleiche Jobtitel können unterschiedliche tatsächliche Anforderungen haben. Umgekehrt können unterschiedlich benannte Stellen einen vergleichbaren Arbeitswert besitzen. Ein Titel wie „Senior Specialist“, „Projektmanager“ oder „Team Coordinator“ sagt allein noch nicht genug über Kompetenzen, Verantwortung, Belastungen und Arbeitsbedingungen aus.
Für eine robuste Gruppenbildung sollte deshalb vom Inhalt und Wert der Tätigkeit ausgegangen werden. Organisatorische Merkmale wie Jobfamilie, Level, Funktion oder Standort können wichtige Informationen liefern, ersetzen aber die Prüfung gleicher oder gleichwertiger Arbeit nicht automatisch.
Ist die Entgeltgruppe automatisch die Vergleichsgruppe?
Nicht generell. Im geltenden deutschen Auskunftsrecht hat die gleiche Entgelt- oder Besoldungsgruppe in tarifgebundenen beziehungsweise bestimmten tarifanwendenden Fällen eine besondere Funktion für die Ermittlung des Vergleichsentgelts. Das lässt sich jedoch nicht pauschal auf jede künftige EU-Gruppe übertragen.
Für die EU-Systematik muss die Gruppe auf gleicher oder gleichwertiger Arbeit und objektiven, geschlechtsneutralen Kriterien beruhen. Ein vorhandenes Grading-System kann dafür eine gute Grundlage sein, wenn es diese Anforderungen tatsächlich abbildet.
Ist das Gehalt selbst ein sinnvolles Gruppierungskriterium?
Das wäre methodisch problematisch. Die Gruppe soll bestimmen, welche Tätigkeiten hinsichtlich ihres Arbeitswerts vergleichbar sind. Erst anschließend wird untersucht, ob innerhalb dieser Gruppe Entgeltunterschiede bestehen.
Würde die tatsächlich gezahlte Vergütung bereits die Gruppenbildung bestimmen, könnte genau der zu untersuchende Entgeltunterschied zur Begründung getrennter Gruppen verwendet werden. Sinnvoller ist daher: Arbeit bewerten, Gruppe bilden, anschließend Entgelt analysieren.
Dürfen Leistung und Erfahrung innerhalb einer Gruppe unterschiedlich sein?
Ja, eine Gruppe gleicher oder gleichwertiger Arbeit bedeutet nicht automatisch identisches Entgelt für jede Person. Die Richtlinie schließt unterschiedliche Vergütung auf Grundlage objektiver, geschlechtsneutraler Kriterien wie Leistung oder Kompetenz nicht aus.
Entscheidend ist die Trennung zwischen Arbeitswert und individueller Entgeltdifferenzierung. Zunächst wird bestimmt, welche Tätigkeiten gleich oder gleichwertig sind. Danach ist zu prüfen, ob Unterschiede im Entgelt innerhalb dieser Gruppe sachlich und geschlechtsneutral erklärbar sind.
Welche Rolle spielt die Vergleichsgruppe beim Auskunftsrecht?
Artikel 7 der Richtlinie knüpft die künftigen Informationsrechte unmittelbar an diese Gruppen. Arbeitnehmer sollen neben ihrer individuellen Entgelthöhe durchschnittliche Entgelthöhen erhalten können, aufgeschlüsselt nach Geschlecht und für Gruppen von Arbeitnehmern, die gleiche oder gleichwertige Arbeit verrichten.
Damit wird die Qualität der Gruppenbildung zu einer Voraussetzung für belastbare Auskünfte. Eine unsaubere Zuordnung kann dazu führen, dass Durchschnittswerte Tätigkeiten zusammenfassen, die nicht vergleichbar sind – oder umgekehrt relevante Vergleichsfälle künstlich voneinander trennen.
Welche Rolle spielt die Gruppe beim Reporting?
Artikel 9 verlangt unter anderem die Darstellung des geschlechtsspezifischen Entgeltgefälles innerhalb von Gruppen von Arbeitnehmern. Die Gruppe ist damit nicht nur für individuelle Auskünfte relevant, sondern auch für das Entgelttransparenz-Reporting.
Zeigt das Reporting in einer Gruppe einen durchschnittlichen Entgeltunterschied von mindestens 5 Prozent, kann dies zusammen mit den weiteren Voraussetzungen des Artikels 10 eine gemeinsame Entgeltbewertung auslösen. Die Gruppenbildung beeinflusst deshalb unmittelbar, auf welcher Ebene Auffälligkeiten sichtbar werden.
Vergleichsgruppe und gerichtliche Vergleichsperson sind nicht dasselbe
Ein weiterer wichtiger Unterschied ergibt sich aus Artikel 19 der Richtlinie. Für den Nachweis gleicher oder gleichwertiger Arbeit in einem Verfahren ist die Vergleichbarkeit nicht zwingend auf Personen beim selben Arbeitgeber oder auf gleichzeitig Beschäftigte beschränkt.
Artikel 19 erweitert den möglichen Vergleich, wenn eine einheitliche Quelle die relevanten Entgeltbedingungen festlegt. Ist keine reale Vergleichsperson verfügbar, können außerdem andere Beweismittel wie Statistiken oder ein hypothetischer Vergleich herangezogen werden.
Diese prozessuale Vergleichbarkeit darf nicht mit der organisatorischen Gruppenbildung für Artikel 7 oder Artikel 9 gleichgesetzt werden. Für HR ist es hilfreich, beide Ebenen getrennt zu dokumentieren.
Praktisches Vorgehen: Vergleichsgruppen in sechs Schritten
- Jobinventar bereinigen: Tatsächlich ausgeübte Tätigkeiten, Rollen und organisatorische Zuordnungen erfassen.
- Bewertungskriterien festlegen: Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung, Arbeitsbedingungen und relevante Zusatzfaktoren geschlechtsneutral definieren.
- Stellen bewerten: Vergleichbaren Arbeitswert systematisch und nachvollziehbar bestimmen.
- Gruppen bilden: Gleiche und gleichwertige Tätigkeiten nach dokumentierten Regeln zusammenführen.
- Plausibilisieren: Prüfen, ob Jobtitel, Geschlecht, aktuelle Vergütung oder historische Organisationsstrukturen die Zuordnung unbeabsichtigt verzerren.
- Entgelt analysieren: Erst nach der Gruppenbildung Entgeltwerte nach Geschlecht vergleichen und Auffälligkeiten begründen oder untersuchen.
Typische Fehler bei Vergleichsgruppen
- Nur Jobtitel verwenden: Titel bilden den tatsächlichen Arbeitswert nicht zuverlässig ab.
- Nur Abteilungen vergleichen: Organisatorische Zugehörigkeit ist kein Beweis gleicher oder gleichwertiger Arbeit.
- Nur Gehaltsbänder verwenden: Das bestehende Entgelt darf nicht zirkulär den Arbeitswert begründen.
- Gruppen zu klein schneiden: Eine künstlich feine Segmentierung kann relevante Vergleiche verhindern.
- Gruppen zu breit bilden: Unterschiedliche Arbeitswerte werden vermischt und Durchschnittswerte verlieren Aussagekraft.
- Deutsche Sechs-Personen-Regel übertragen: Sie betrifft heute die Offenlegung des Vergleichsentgelts und ist keine allgemeine EU-Regel zur Gruppenbildung.
- Leistungsmerkmale mit Arbeitswert vermischen: Individuelle Leistung kann Entgeltunterschiede erklären, bestimmt aber nicht automatisch den Wert der Stelle.
Welche Dokumentation sollte HR vorhalten?
Für jede Gruppe sollte nachvollziehbar sein, welche Stellen enthalten sind, welche Kriterien verwendet wurden, warum Tätigkeiten als gleich oder gleichwertig bewertet wurden und wer Änderungen an der Zuordnung freigibt. Ebenso wichtig ist eine Versionierung, wenn sich Stelleninhalte oder Bewertungsmodelle verändern.
Existiert ein Betriebsrat oder eine andere Arbeitnehmervertretung, sollte deren Rolle frühzeitig geklärt werden. Die Richtlinie sieht bei der Festlegung der Vergleichskriterien ausdrücklich eine Einbindung von Arbeitnehmervertretern vor, sofern solche Vertreter vorhanden sind. Mehr dazu unter Betriebsrat und Entgelttransparenz.
Passende Vertiefungen: Einheitliche Quelle bei Equal Pay: Vergleiche über Arbeitgeber- und Konzerngrenzen hinweg.
Häufige Fragen zur Vergleichsgruppe
Müssen Beschäftigte denselben Jobtitel haben?
Nein. Maßgeblich ist gleiche oder gleichwertige Arbeit. Unterschiedliche Titel können gleichwertige Tätigkeiten bezeichnen; gleiche Titel können umgekehrt unterschiedliche Anforderungen verdecken.
Müssen Beschäftigte in derselben Abteilung arbeiten?
Nicht nach der EU-Definition der Gruppe. Entscheidend sind objektive Kriterien des Arbeitswerts. Für den heutigen deutschen Auskunftsanspruch gelten dagegen zusätzliche Reichweitengrenzen, insbesondere derselbe Betrieb und Arbeitgeber.
Kann ein Gehaltsband eine Vergleichsgruppe sein?
Es kann ein Indiz oder Bestandteil einer bestehenden Jobarchitektur sein. Rechtlich belastbar wird die Zuordnung aber erst, wenn das Band auf einer objektiven, geschlechtsneutralen Bewertung gleicher oder gleichwertiger Arbeit beruht.
Was passiert, wenn eine Gruppe kaum Beschäftigte eines Geschlechts enthält?
Das kann Datenschutz- und Auswertungsfragen auslösen, verändert aber nicht automatisch die fachliche Gruppenbildung. Die heutige deutsche Sechs-Personen-Regel betrifft die Angabe des Vergleichsentgelts. Für die EU-Anforderungen sind die konkreten Datenschutzregeln und die deutsche Umsetzung gesondert zu beachten.
Vergleichsgruppen sollten vor der Entgeltanalyse stehen
Für Unternehmen ist die Vergleichsgruppe kein reines Reportingfeld. Sie verbindet Stellenarchitektur, Arbeitsbewertung, Auskunftsrechte und Entgeltanalyse. Je sauberer diese Logik vorab definiert ist, desto belastbarer werden spätere Auskünfte und Gender-Pay-Gap-Auswertungen.
Als nächster methodischer Schritt bietet sich die geschlechtsneutrale Stellenbewertung an. Für die praktische Vorbereitung aller Arbeitspakete nutzen Sie die HR-Checkliste zur Entgelttransparenz.
Die Inhalte dienen der allgemeinen fachlichen Information und stellen keine Rechtsberatung dar. Sie können eine individuelle rechtliche Prüfung des Einzelfalls nicht ersetzen.