Für das künftige Entgelttransparenz-Reporting reichen Gehaltslisten allein nicht aus. Unternehmen müssen Entgeltdaten mit Arbeitszeit, Geschlecht, Vergütungsbestandteilen und belastbaren Gruppen gleicher oder gleichwertiger Arbeit verbinden. Erst daraus lassen sich die Kennzahlen des Artikels 9 der Richtlinie (EU) 2023/970 reproduzierbar berechnen.
Die Richtlinie legt fest, welche Informationen berichtet werden müssen. Sie schreibt Unternehmen aber kein bestimmtes HR-System, Datenbankschema oder technisches Berechnungsformat vor. Deshalb trennt diese Seite zwischen den rechtlich vorgegebenen Reportinggrößen und einer praktischen Datenstruktur, mit der HR diese Größen nachvollziehbar erzeugen kann.
Was gilt aktuell?
| Ebene | Bedeutung für Reporting-Daten |
|---|---|
| Geltendes deutsches Recht | Das heutige EntgTranspG kennt bereits Berichtspflichten für bestimmte Arbeitgeber, aber noch nicht das vollständige sieben Kennzahlen umfassende Artikel-9-System der EU-Richtlinie. |
| EU-Richtlinie 2023/970 | Artikel 9 definiert sieben Reportinginformationen. Die Entgelthöhe wird in Artikel 3 als Bruttojahresentgelt und entsprechendes Bruttostundenentgelt definiert. |
| Deutsche Umsetzung | Die nationale Umsetzung ist noch nicht abgeschlossen. Technische Meldewege, konkrete deutsche Datenformate und einzelne methodische Detailregeln dürfen deshalb nicht vorweggenommen werden. |
Stand August: Die Bundesregierung hat die Vorbereitungen für einen Gesetzentwurf getroffen und klärt weiterhin einzelne Umsetzungsfragen. Ein ressortabgestimmter Gesetzentwurf mit endgültigen deutschen Reportingdetails liegt nach dem veröffentlichten Bundestagsstand noch nicht vor. Maßgeblich sind die jeweils geltenden Rechtsvorschriften und amtlichen Veröffentlichungen.
Primärquellen: Richtlinie (EU) 2023/970 · Deutscher Bundestag zum Umsetzungsstand · geltendes Entgelttransparenzgesetz.
Die sieben Reportinginformationen nach Artikel 9
Artikel 9 Absatz 1 verlangt Informationen zu sieben unterschiedlichen Perspektiven. Sie sollten im Datenmodell getrennt berechenbar sein:
- geschlechtsspezifisches Entgeltgefälle,
- geschlechtsspezifisches Entgeltgefälle bei ergänzenden oder variablen Bestandteilen,
- Median des geschlechtsspezifischen Entgeltgefälles,
- Median des geschlechtsspezifischen Entgeltgefälles bei ergänzenden oder variablen Bestandteilen,
- Anteil der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die ergänzende oder variable Bestandteile erhalten,
- Anteil der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in jedem Entgeltquartil sowie
- geschlechtsspezifisches Entgeltgefälle nach Gruppen von Arbeitnehmern, getrennt nach normalem Grundentgelt und ergänzenden oder variablen Bestandteilen.
Die gesetzlichen Fristen und Größenklassen behandeln wir zentral unter Entgelttransparenz-Berichtspflicht.
Welche Bezugsgröße verwendet die Richtlinie?
Artikel 3 definiert die Entgelthöhe als Bruttojahresentgelt und das entsprechende Bruttostundenentgelt. Das Reporting basiert damit nicht einfach auf dem vertraglichen Monatsgrundgehalt.
Für ein belastbares Datenmodell benötigt HR deshalb Informationen, aus denen sich sowohl die jährliche Vergütung als auch eine entsprechende stundenbezogene Größe ableiten lässt. Dazu gehören insbesondere Entgelt und Arbeitszeit beziehungsweise eine andere sachgerechte Grundlage für die Stundenberechnung.
Wie Grundentgelt, Bonus, Zulagen, variable Vergütung und Sachleistungen abgegrenzt werden, erläutern wir unter Entgeltbestandteile bei Entgelttransparenz.
Welche Rohdaten sollte HR mindestens zusammenführen?
Die folgende Struktur ist kein gesetzlich vorgeschriebenes Datenbankschema. Sie zeigt, welche Informationen Unternehmen praktisch benötigen, um die Artikel-9-Kennzahlen reproduzierbar berechnen zu können.
| Datenbereich | Typische Felder | Wofür benötigt? |
|---|---|---|
| Person/Population | interne eindeutige ID, Beschäftigungszeitraum, Zuordnung zum berichtenden Arbeitgeber | Population und Dublettenfreiheit |
| Geschlecht | für die gesetzlich erforderliche geschlechtsspezifische Auswertung benötigte Information | alle geschlechtsspezifischen Kennzahlen |
| Arbeitszeit | vertragliche bzw. relevante Arbeitszeit, Beschäftigungsumfang, Zeitraum | Bruttostundenentgelt und Plausibilisierung |
| Grundentgelt | normales Grundgehalt bzw. Grundlohn | Gesamtentgelt und gruppenbezogene Grundentgeltanalyse |
| Ergänzende/variable Bestandteile | Bonus, Provision, Zulagen und weitere relevante Komponenten | Kennzahlen b, d, e und g |
| Gesamtentgelt | Bruttojahresentgelt bzw. dafür benötigte Komponenten | durchschnittlicher und medianer Gender Pay Gap |
| Gruppe gleicher/gleichwertiger Arbeit | Gruppen-ID, Stellen-/Rollen-Zuordnung, Bewertungslogik | Artikel 9 Absatz 1 Buchstabe g und mögliche Artikel-10-Folgeprüfung |
| Datenherkunft | Quellsystem, Stichtag/Abzug, Transformationsversion | Reproduzierbarkeit und Freigabe |
Wie solche Daten aus HRIS, Payroll, Zeitwirtschaft und Stellenarchitektur technisch zusammengeführt und qualitätsgesichert werden können, wird auf HR-Systeme und Datenqualität vertieft.
1. Population: Wer gehört in das Reporting?
Artikel 9 bezieht sich auf Informationen zur Organisation des berichtenden Arbeitgebers. Die Richtlinie spricht bei den Schwellenwerten von Arbeitnehmern, nicht von Vollzeitäquivalenten.
Die genaue nationale Methodik für die Zählung und Abgrenzung einzelner Beschäftigungskonstellationen sollte nicht vorweggenommen werden. Unternehmen können aber bereits heute sicherstellen, dass Beschäftigte eindeutig einem Arbeitgeber, Zeitraum und Beschäftigungsverhältnis zugeordnet werden können.
Ein Konzern sollte deshalb nicht ohne rechtliche Grundlage sämtliche Beschäftigten verschiedener Arbeitgeber zu einem einzigen Reportingbestand zusammenfassen. Die konkrete Berichtseinheit muss sich aus den endgültigen deutschen Regeln ergeben.
2. Geschlechtsinformation: Reportinganforderung und Datenschutz zusammen denken
Die Kennzahlen des Artikels 9 unterscheiden Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer. Unternehmen benötigen daher eine belastbare Datenbasis für diese gesetzlich vorgesehene Auswertung.
Wie Deutschland die hierfür benötigte Datenerhebung und mögliche weitere Geschlechtsangaben technisch oder rechtlich ausgestaltet, ist im Rahmen der nationalen Umsetzung zu klären. HR sollte deshalb keine neue Pflicht zur Erhebung zusätzlicher personenbezogener Daten erfinden, sondern vorhandene Datenbestände, Rechtsgrundlagen und Datenqualität prüfen.
Artikel 12 verlangt, dass personenbezogene Daten aus den Artikeln 7, 9 und 10 DSGVO-konform verarbeitet und ausschließlich für die Anwendung des Grundsatzes des gleichen Entgelts verwendet werden. Details behandeln wir unter Datenschutz bei Entgeltdaten.
3. Grundentgelt und ergänzende oder variable Bestandteile trennen
Ein einzelnes Feld „Gesamtgehalt“ reicht für Artikel 9 nicht. Mehrere Kennzahlen verlangen eine ausdrückliche Trennung zwischen normalem Grundlohn beziehungsweise Grundgehalt und ergänzenden oder variablen Bestandteilen.
HR sollte deshalb für jede relevante Vergütungskomponente dokumentieren, welcher Kategorie sie zugeordnet wird und wie sie in die jährliche Entgelthöhe einfließt. Änderungen dieser Zuordnung sollten versioniert werden.
4. Gruppen gleicher oder gleichwertiger Arbeit sind ein eigenes Datenobjekt
Artikel 9 Absatz 1 Buchstabe g verlangt die Entgeltlücke nach Gruppen von Arbeitnehmern. Nach Artikel 3 handelt es sich dabei um Beschäftigte mit gleicher oder gleichwertiger Arbeit, die nicht willkürlich anhand objektiver, nichtdiskriminierender und geschlechtsneutraler Kriterien gruppiert wurden.
Eine Abteilung, Kostenstelle, Jobfamilie oder Gehaltsstufe ist deshalb nicht automatisch die richtige Reportinggruppe. Sie kann eine technische Ausgangsstruktur sein, muss aber zur rechtlichen Logik gleicher oder gleichwertiger Arbeit passen.
Die Gruppenbildung erläutern wir unter Vergleichsgruppe bei Entgelttransparenz.
5. Durchschnittlicher Gender Pay Gap
Die Richtlinie definiert das geschlechtsspezifische Entgeltgefälle als Differenz zwischen den durchschnittlichen Entgelthöhen von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern eines Arbeitgebers, ausgedrückt als Prozentsatz der durchschnittlichen Entgelthöhe männlicher Arbeitnehmer.
Gender Pay Gap = (Durchschnitt Männer – Durchschnitt Frauen) ÷ Durchschnitt Männer × 100
Entscheidend ist, dass der Durchschnitt auf derselben sauber definierten Entgelthöhe und Population beruht. Methodische Unterschiede zwischen Datenabzügen können sonst einen scheinbaren Trend erzeugen, der lediglich aus geänderten Berechnungsregeln stammt.
Weitere Rechenbeispiele finden Sie unter Gender Pay Gap berechnen.
6. Median Gender Pay Gap
Der Median teilt die nach Entgelthöhe sortierte Population so, dass jeweils die Hälfte darüber beziehungsweise darunter liegt. Die Richtlinie definiert den Median-Gender-Pay-Gap als Differenz zwischen dem Median der weiblichen und dem Median der männlichen Entgelthöhen, ausgedrückt als Prozentsatz des männlichen Medians.
Median Gender Pay Gap = (Median Männer – Median Frauen) ÷ Median Männer × 100
Dieser Reporting-Median ist nicht mit dem heutigen deutschen Vergleichsentgelt-Median im individuellen Auskunftsanspruch gleichzusetzen.
7. Ergänzende und variable Bestandteile separat auswerten
Artikel 9 verlangt sowohl einen durchschnittlichen als auch einen medianen geschlechtsspezifischen Unterschied bei ergänzenden oder variablen Bestandteilen. Außerdem ist der Anteil der Frauen und Männer anzugeben, die solche Bestandteile überhaupt erhalten.
Damit muss das Datenmodell zwei Fragen beantworten können:
- Höhe: Wie hoch sind ergänzende oder variable Bestandteile bei Frauen und Männern?
- Zugang: Welcher Anteil der Frauen und Männer erhält überhaupt solche Leistungen?
Gerade die zweite Perspektive kann Unterschiede sichtbar machen, die in einem reinen Durchschnitt der Bonuszahlungen verborgen bleiben.
8. Entgeltquartile: Vier gleich große Gruppen nach Entgelthöhe
Artikel 3 definiert ein Entgeltquartil als eine von vier gleich großen Gruppen, in die Arbeitnehmer anhand ihrer Entgelthöhe vom niedrigsten zum höchsten Wert eingeteilt werden.
Für jedes Quartil ist anschließend der Anteil der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer zu bestimmen. Dafür benötigt HR eine vollständige und konsistent sortierbare Entgelthöhe für die Reportingpopulation.
Die Richtlinie gibt damit die fachliche Quartilslogik vor. Technische Detailfragen – etwa konkrete Regeln bei Grenzwertgleichständen – sollten nicht ohne nationale oder amtliche Methodenvorgabe erfunden werden.
9. Gruppenbezogener Gap: Die wichtigste Detailkennzahl
Artikel 9 Absatz 1 Buchstabe g verlangt den Gender Pay Gap für Gruppen gleicher oder gleichwertiger Arbeit, zusätzlich aufgeschlüsselt nach normalem Grundentgelt und ergänzenden beziehungsweise variablen Bestandteilen.
Diese Kennzahl ist besonders relevant, weil Artikel 10 an einen durchschnittlichen Entgeltunterschied von mindestens 5 Prozent in einer Gruppe anknüpft – zusammen mit weiteren Voraussetzungen. Ein globaler Unternehmens-Gap von 5 Prozent löst daher nicht automatisch eine gemeinsame Entgeltbewertung aus.
Details finden Sie unter Gemeinsame Entgeltbewertung.
Welches Kalenderjahr ist relevant?
Artikel 9 verlangt für die verpflichtenden Reportingzeitpunkte Informationen zum vorangehenden Kalenderjahr. Unternehmen sollten Datenabzüge deshalb so versionieren, dass die relevante Jahresp population und alle dazugehörigen Entgeltkomponenten später reproduzierbar bleiben.
Das ist besonders wichtig bei rückwirkenden Payroll-Korrekturen, Bonuszahlungen nach Jahresende oder späteren Änderungen an Stellen- und Gruppenstrukturen. Welche Korrekturen welchem Reportingjahr zugeordnet werden, sollte nach der noch festzulegenden deutschen Methodik konsistent umgesetzt werden.
Management-Freigabe und Arbeitnehmervertretung benötigen Methodentransparenz
Artikel 9 Absatz 6 sieht vor, dass die Richtigkeit der Angaben von der Leitungsebene des Arbeitgebers nach Anhörung der Arbeitnehmervertreter bestätigt wird. Arbeitnehmervertreter erhalten Zugang zu den angewandten Methoden.
Reporting darf deshalb nicht als undokumentierte Excel-Berechnung einer einzelnen HR-Person aufgebaut sein. Die verwendete Population, Feldzuordnung, Gruppenlogik, Formeln und Datenkorrekturen müssen so dokumentiert werden, dass die Methodik nachvollzogen werden kann.
Welche Informationen werden veröffentlicht?
Nach Artikel 9 werden die Reportinginformationen an die zuständige Stelle übermittelt. Die Richtlinie sieht vor, dass die Angaben nach Buchstaben a bis f durch die Monitoringstelle öffentlich zugänglich gemacht werden. Der Arbeitgeber kann diese Angaben zusätzlich selbst veröffentlichen.
Die gruppenbezogene Information nach Buchstabe g wird dagegen allen Arbeitnehmern und ihren Arbeitnehmervertretern zur Verfügung gestellt; Arbeitsaufsicht und Gleichbehandlungsstelle erhalten sie auf Anfrage. Soweit verfügbar, können auch Angaben der vorherigen vier Jahre verlangt werden.
Wie die zuständige Stelle und der konkrete deutsche Übermittlungsweg aussehen werden, ist noch nicht abschließend festgelegt und wird auf dieser Seite nicht vorweggenommen.
Warum historische Daten aufbewahrt werden sollten
Die Richtlinie sieht vor, dass bestimmte Stellen und Arbeitnehmervertretungen auf Anfrage auch Informationen der vorherigen vier Jahre erhalten können, soweit diese verfügbar sind. Zusätzlich sind Trendanalysen für Unternehmen selbst wichtig, um Veränderungen nachvollziehen zu können.
HR sollte daher nicht nur fertige PDF-Berichte archivieren, sondern auch Berechnungsstände, Datenabzüge und Methodenversionen nachvollziehbar sichern – selbstverständlich unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Anforderungen und tatsächlichen Aufbewahrungsgrundlagen.
Die zehn wichtigsten Datenqualitätsprüfungen
- Vollständigkeit: Sind alle relevanten Beschäftigten des Berichtskreises enthalten?
- Eindeutigkeit: Gibt es Dubletten oder Personen mit mehreren widersprüchlichen Datensätzen?
- Arbeitgeberzuordnung: Ist die rechtliche Beschäftigungszuordnung eindeutig?
- Zeitraumbezug: Gehören Entgelt und Arbeitszeit zum richtigen Kalenderjahr?
- Komponentenzuordnung: Sind Grundentgelt und ergänzende/variable Bestandteile sauber getrennt?
- Arbeitszeit: Ist eine konsistente Grundlage für das entsprechende Bruttostundenentgelt vorhanden?
- Geschlechtsdaten: Sind die für das gesetzliche Reporting verwendeten Angaben vollständig und rechtskonform verarbeitet?
- Gruppenzuordnung: Ist jede relevante Person einer nachvollziehbaren Gruppe gleicher oder gleichwertiger Arbeit zugeordnet?
- Ausreißer: Sind ungewöhnlich hohe, niedrige oder negative Werte erklärt?
- Reproduzierbarkeit: Kann derselbe Datenstand mit derselben Methodenversion erneut zum selben Ergebnis führen?
Typische Reportingfehler
- Nur Grundgehalt verwenden: Artikel 9 benötigt auch ergänzende und variable Bestandteile.
- Monatsgehalt statt Entgelthöhe verwenden: Die Richtlinie definiert Bruttojahresentgelt und entsprechendes Bruttostundenentgelt.
- FTE als Beschäftigten-Schwellenwert einsetzen: Die Richtlinie nennt Arbeitnehmerzahlen; konkrete nationale Zählregeln dürfen nicht erfunden werden.
- Abteilung als Vergleichsgruppe verwenden: Eine Organisationseinheit ist nicht automatisch eine Gruppe gleicher oder gleichwertiger Arbeit.
- Median und Durchschnitt verwechseln: Artikel 9 verlangt beide Perspektiven.
- Variable Vergütung nur bei Empfängern auswerten: Zusätzlich ist der Anteil der Frauen und Männer mit solchen Bestandteilen zu berichten.
- Gesamtunternehmens-Gap mit der 5-Prozent-Schwelle verknüpfen: Artikel 10 bezieht sich auf den durchschnittlichen Gap innerhalb einer Gruppe.
- Methoden jährlich ändern: Nicht dokumentierte Änderungen erschweren Zeitvergleiche und Nachvollziehbarkeit.
- Nur Ergebniswerte archivieren: Ohne Datenabzug und Methodenversion ist ein Bericht später kaum reproduzierbar.
Praktische Datenpipeline in acht Schritten
- Reportingpopulation festlegen: Arbeitgeber, Zeitraum und Beschäftigtendaten abgrenzen.
- Quellsysteme inventarisieren: HRIS, Payroll, Zeitwirtschaft und Stellenarchitektur identifizieren.
- Entgeltkomponenten mappen: Grundentgelt sowie ergänzende/variable Bestandteile konsistent klassifizieren.
- Entgelthöhe ableiten: Jahres- und Stundenwerte nach der maßgeblichen Methodik erzeugen.
- Gruppen zuordnen: gleiche oder gleichwertige Arbeit anhand dokumentierter Kriterien abbilden.
- Kennzahlen berechnen: Durchschnitt, Median, Komponenten-Gaps, Empfängeranteile, Quartile und Gruppengaps.
- Qualität und Methodik prüfen: Plausibilitätschecks durchführen und Abweichungen dokumentieren.
- Freigabe und Archivierung: Managementbestätigung, Beteiligung der Arbeitnehmervertretung sowie reproduzierbaren Berechnungsstand sichern.
Reporting-Daten sollten vor 2027 testweise durchgerechnet werden
Unternehmen, die 2027 erstmals nach Artikel 9 berichten sollen, benötigen Daten zum vorangehenden Kalenderjahr. Ein erster Testlauf erst kurz vor dem Meldetermin würde daher zu spät sichtbar machen, dass historische Felder, Arbeitszeitinformationen oder Gruppenlogiken fehlen.
Ein interner Probelauf ist keine eigenständige gesetzliche Pflicht der Richtlinie. Er ist jedoch ein sinnvoller Readiness-Schritt: Datenlücken lassen sich identifizieren, Berechnungsregeln dokumentieren und Verantwortlichkeiten klären, bevor ein gesetzlicher Reportingprozess produktiv funktionieren muss.
Den Gesamtfahrplan finden Sie in der HR-Checkliste zur Entgelttransparenz.
Für einen Daten-Dry-Run steht außerdem die Excel-Arbeitsvorlage zur Entgelttransparenz bereit. Sie macht die hier beschriebenen Datenobjekte praktisch nutzbar: Reportingpopulation, Periodisierung, Payroll-Mapping, Jahres- und Stundenwerte, Gruppenlogik, Qualitätskontrollen sowie Methodik- und Freigabedokumentation.
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Die Inhalte dienen der allgemeinen fachlichen Information und stellen keine Rechtsberatung dar. Sie können eine individuelle rechtliche Prüfung des Einzelfalls nicht ersetzen.