Arbeitgeber müssen nach Artikel 7 Absatz 3 künftig nicht nur auf Auskunftsanträge reagieren. Sie sollen alle Arbeitnehmer jährlich über ihr Recht auf Auskunft und über die Schritte informieren, die zur Ausübung dieses Rechts erforderlich sind.
Diese wiederkehrende Kommunikationspflicht ist organisatorisch eigenständig: Ein gut gebauter Auskunftsprozess reicht nicht aus, wenn Beschäftigte nicht jährlich wissen, dass das Recht besteht und wie sie es nutzen können.
Rechtslage und Einordnung
Stand August: Die deutsche Umsetzung der Richtlinie (EU) 2023/970 ist noch nicht abgeschlossen. Wo diese Seite künftige Richtlinienpflichten beschreibt, werden sie deshalb von bereits geltendem deutschen Recht getrennt. Maßgeblich sind die jeweils geltenden Rechtsvorschriften und amtlichen Veröffentlichungen.
Primärquellen: Richtlinie (EU) 2023/970 · Deutscher Bundestag zum Umsetzungsstand.
Was Artikel 7 Absatz 3 verlangt
Arbeitgeber informieren alle Arbeitnehmer jährlich über ihr Recht, die Informationen nach Artikel 7 Absatz 1 zu erhalten, und über die Schritte, die sie unternehmen müssen, um dieses Recht wahrzunehmen.
Die Richtlinie schreibt dabei kein einzelnes Kommunikationsmedium vor. Entscheidend ist, dass die Information tatsächlich alle Arbeitnehmer erreicht und der Weg verständlich ist.
Welche Kerninhalte sollte die Information enthalten?
- Existenz des Auskunftsrechts,
- welche Informationen grundsätzlich verlangt werden können,
- wo beziehungsweise über welchen Kanal der Antrag gestellt werden kann,
- gegebenenfalls Rolle von Arbeitnehmervertretern oder Gleichbehandlungsstelle,
- welche Schritte nach Eingang folgen,
- Kontaktstelle für Rückfragen.
Nicht zu viel in die Jahresinformation packen
Die jährliche Information muss nicht den gesamten juristischen Prozess auf mehreren Seiten erklären. Sie sollte das Recht sichtbar machen und den konkreten Weg zur Ausübung eindeutig benennen.
Details zu Vergleichsgruppen, Datenschutz und Antwortlogik können auf einer separaten Intranetseite oder in einer Prozessbeschreibung vertieft werden.
Geeignete Kommunikationskanäle
- Intranet oder Employee Self Service,
- jährliche HR-E-Mail oder digitale Mitteilung,
- Payroll-/HR-Portal mit dokumentierter Bereitstellung,
- Mitarbeiter-App, sofern alle Beschäftigten Zugang haben,
- ergänzende Papierinformation für Beschäftigtengruppen ohne digitalen Zugang.
Barrierefreiheit mitdenken
Artikel 8 verlangt, dass Informationen aus Artikel 5 bis 7 in einem für Menschen mit Behinderungen zugänglichen Format bereitgestellt werden. Die Jahresinformation sollte deshalb nicht ausschließlich als schlecht zugänglicher Scan oder visuelle Grafik ohne Textalternative gestaltet werden.
Dokumentation der jährlichen Information
Die Richtlinie verlangt in Artikel 7 Absatz 3 die Information, nennt aber kein spezifisches Audit-Log-Format. Für die Rechenschafts- und Prozesssicherheit ist es dennoch sinnvoll zu dokumentieren, wann welche Fassung über welchen Kanal an welche Population bereitgestellt wurde.
Warum Beschäftigtenpopulation wichtig ist
„Alle Arbeitnehmer“ bedeutet, dass ein Prozess nicht nur Büroarbeitsplätze erreichen sollte. Unternehmen mit Produktion, Außendienst, Schichtarbeit oder Beschäftigten ohne persönliche Firmen-E-Mail brauchen einen Kanal, der diese Gruppen tatsächlich erfasst.
Musterstruktur
Ihr Recht auf Entgeltinformation Sie können Informationen zu Ihrer individuellen Entgelthöhe sowie zu den durchschnittlichen Entgelthöhen für Gruppen gleicher oder gleichwertiger Arbeit verlangen, aufgeschlüsselt nach Geschlecht. So stellen Sie einen Antrag: 1. [Kanal / Kontakt] 2. [erforderliche Angaben] 3. [weitere Prozessschritte] Weitere Informationen: [interner Link]
Diese Musterstruktur ist eine redaktionelle Orientierung und keine amtliche deutsche Vorlage. Sie muss an die endgültige nationale Umsetzung und den konkreten Unternehmensprozess angepasst werden.
Zusammenspiel mit der Zwei-Monats-Frist
Artikel 7 Absatz 4 verlangt die Bereitstellung der Auskünfte innerhalb einer angemessenen Frist und jedenfalls innerhalb von zwei Monaten ab Antrag. Die jährliche Kommunikation sollte daher auf einen Prozess verweisen, der diese Frist organisatorisch abbilden kann.
Praktischer Jahresprozess
- Arbeitnehmerpopulation und erreichbare Kanäle prüfen.
- Informationstext rechtlich und redaktionell aktualisieren.
- Auskunftskanal und Zuständigkeiten testen.
- Barrierefreie Bereitstellung sicherstellen.
- Mitteilung zu einem festen jährlichen Termin ausspielen.
- Versand/Bereitstellung und Fassung dokumentieren.
- Neue Beschäftigte zusätzlich im Onboarding informieren, wenn dies zum Prozess passt.
- Nach Änderungen des nationalen Rechts Text und Workflow aktualisieren.
Weiterführende Themen
Zur Vertiefung: Auskunftsanspruch und Informationsrechte bei Entgelttransparenz · Auskunftsanspruch Entgelttransparenz: Muster, Ablauf und Arbeitgeberprozess · Entgelttransparenz in HR umsetzen: Checkliste und Projektplan · Gehalt offenlegen und Verschwiegenheitsklauseln: Was Entgelttransparenz erlaubt.
Häufige Fragen
Müssen Arbeitgeber jedes Jahr alle Beschäftigten informieren?
Artikel 7 Absatz 3 sieht eine jährliche Information aller Arbeitnehmer über das Auskunftsrecht und die Schritte zur Ausübung vor.
Muss dafür eine E-Mail verschickt werden?
Die Richtlinie schreibt kein bestimmtes Medium vor. Der gewählte Kanal sollte alle Arbeitnehmer zuverlässig erreichen.
Ist eine jährliche Information dasselbe wie die Auskunft selbst?
Nein. Die Jahresinformation macht das Recht und den Zugangsweg bekannt; die konkrete Auskunft erfolgt erst auf Antrag nach Artikel 7.
Die Inhalte dienen der allgemeinen fachlichen Information und stellen keine Rechtsberatung dar. Sie können eine individuelle rechtliche Prüfung des Einzelfalls nicht ersetzen.