Arbeitgeber müssen nicht pauschal alle individuellen Gehälter offenlegen. Entgelttransparenz funktioniert vielmehr über unterschiedliche Informationspflichten für unterschiedliche Situationen: Bewerber sollen das Einstiegsentgelt oder eine Spanne kennen, Beschäftigte können Informationen zu ihrer eigenen Entgelthöhe und zu Vergleichswerten verlangen, Entgeltkriterien müssen zugänglich sein und bestimmte Arbeitgeber müssen Entgeltkennzahlen berichten.
Die Frage „Wann müssen Gehälter offengelegt werden?“ lässt sich deshalb nur beantworten, wenn geklärt ist: gegenüber wem, welche Information, zu welchem Zeitpunkt und in welcher Form? Eine öffentliche Namensliste mit individuellen Gehältern ist weder das Grundmodell des geltenden Entgelttransparenzgesetzes noch der EU-Entgelttransparenzrichtlinie.
Stand und Rechtslage
Stand September: Die Richtlinie (EU) 2023/970 hätte bis zum 7. Juni 2026 in deutsches Recht umgesetzt werden müssen. Nach der Antwort der Bundesregierung vom Juli 2026 ist das Gesetzgebungsverfahren noch nicht abgeschlossen. Deshalb müssen aktuelles deutsches Recht und die künftigen Mindestvorgaben der Richtlinie weiterhin getrennt betrachtet werden.
Primärquellen: Richtlinie (EU) 2023/970 · § 10 EntgTranspG · § 12 EntgTranspG · § 21 EntgTranspG · § 22 EntgTranspG · Deutscher Bundestag zum Umsetzungsstand.
Die vier wichtigsten Fälle im Überblick
| Situation | Welche Information? | Empfänger | Öffentlich? |
|---|---|---|---|
| Bewerbung | Einstiegsentgelt oder Gehaltsspanne; ggf. Tarifbestimmungen | Bewerber | Nicht zwingend öffentlich; Stellenanzeige ist nach Art. 5 nur eine mögliche Form. |
| Bestehendes Arbeitsverhältnis | Eigene Entgelthöhe und durchschnittliche Entgelthöhen der relevanten Gruppe | Auskunft verlangender Beschäftigter | Nein, grundsätzlich individuelles Auskunftsverfahren. |
| Entgeltstruktur | Kriterien für Entgelt, Entgelthöhen und Entgeltentwicklung | Beschäftigte | Innerbetrieblich leicht zugänglich, nicht zwingend öffentlich. |
| Entgelt-Reporting | Gender-Pay-Gap- und weitere aggregierte Kennzahlen | Je nach Kennzahl Öffentlichkeit, Arbeitnehmer und Arbeitnehmervertreter | Teilweise ja; es geht aber um aggregierte Kennzahlen, nicht um Namenslisten mit Einzelgehältern. |
1. Recruiting: Einstiegsentgelt oder Gehaltsspanne
Artikel 5 der EU-Richtlinie gibt Stellenbewerbern das Recht, Informationen über das auf objektiven, geschlechtsneutralen Kriterien beruhende Einstiegsentgelt oder dessen Spanne zu erhalten. Gegebenenfalls kommen einschlägige Tarifbestimmungen hinzu.
Die Richtlinie schreibt dabei nicht vor, dass jede Stellenanzeige zwingend eine Gehaltsspanne enthalten muss. Sie nennt die veröffentlichte Stellenausschreibung, eine Information vor dem Vorstellungsgespräch oder eine andere rechtzeitige Form als mögliche Wege. Ziel ist eine fundierte und transparente Entgeltverhandlung.
Die Detailfrage gehört auf Gehaltsspanne in Stellenanzeigen. Dort wird auch erklärt, warum „Gehaltsspanne muss ab 2026 in jede Stellenanzeige“ eine zu pauschale Aussage ist.
Zusätzlich verbietet Artikel 5 Absatz 2 die Frage nach der Entgeltentwicklung beziehungsweise Gehaltshistorie aus laufenden oder früheren Beschäftigungsverhältnissen. Dazu siehe Gehaltshistorie im Bewerbungsprozess.
2. Beschäftigte: Auskunft über eigenes Entgelt und Vergleichswerte
Das geltende Entgelttransparenzgesetz kennt bereits heute einen individuellen Auskunftsanspruch. Nach § 10 können Beschäftigte unter den gesetzlichen Voraussetzungen Informationen zum durchschnittlichen monatlichen Bruttoentgelt einer Vergleichstätigkeit und zu bis zu zwei einzelnen Entgeltbestandteilen verlangen.
Der derzeitige gesetzliche Anspruch gilt nach § 12 Absatz 1 in Betrieben mit in der Regel mehr als 200 Beschäftigten bei demselben Arbeitgeber. Für die konkrete Antwort gelten weitere Regeln und Datenschutzgrenzen.
Die EU-Richtlinie geht darüber hinaus: Artikel 7 sieht ein Auskunftsrecht über die eigene individuelle Entgelthöhe und die nach Geschlecht aufgeschlüsselten durchschnittlichen Entgelthöhen für Gruppen gleicher oder gleichwertiger Arbeit vor. Die künftige deutsche Umsetzung ist noch offen.
Wichtig: Das bedeutet nicht, dass der Arbeitgeber auf Anfrage automatisch das konkrete Gehalt eines bestimmten Kollegen nennen muss. Die Abgrenzung erklärt Gehalt von Kollegen erfahren. Für das Verfahren selbst siehe Auskunftsanspruch nach dem Entgelttransparenzgesetz.
3. Beschäftigte müssen Entgeltkriterien nachvollziehen können
Artikel 6 verpflichtet Arbeitgeber, ihren Arbeitnehmern die Kriterien leicht zugänglich zu machen, nach denen Entgelt, Entgelthöhen und Entgeltentwicklung bestimmt werden. Diese Kriterien müssen objektiv und geschlechtsneutral sein.
Das ist eine andere Form von Transparenz als die Offenlegung individueller Gehaltsbeträge. Beschäftigte sollen verstehen können, nach welcher Logik Entgelt festgelegt und entwickelt wird. Dazu gehören beispielsweise Kriterien für Einstufung, Gehaltsband, Entwicklungsschritte oder leistungsbezogene Komponenten.
Die Mitgliedstaaten können Arbeitgeber mit weniger als 50 Arbeitnehmern von der Pflicht zur Transparenz der Entgeltentwicklung ausnehmen. Das ist keine generelle Ausnahme von sämtlichen Transparenzpflichten. Details behandelt Entgeltkriterien: objektiv und geschlechtsneutral sowie Entgeltentwicklung und Gehaltserhöhungen.
4. Reporting: Unternehmen veröffentlichen Kennzahlen, nicht individuelle Gehaltslisten
Artikel 9 der EU-Richtlinie führt abgestufte Berichtspflichten ein. Die Reportingkennzahlen umfassen unter anderem den durchschnittlichen und medianen Gender Pay Gap, Unterschiede bei variablen Entgeltbestandteilen, Empfängeranteile variabler Vergütung, Entgeltquartile und gruppenbezogene Gaps.
Das Reporting ist also aggregierte Entgelttransparenz. Es verlangt keine öffentliche Tabelle, in der Name, Funktion und individuelles Gehalt jeder Person veröffentlicht werden.
Für Arbeitgeber mit mindestens 250 Arbeitnehmern beginnt die Richtlinien-Berichterstattung nach Artikel 9 am 7. Juni 2027 und erfolgt jährlich für das vorherige Kalenderjahr. Für 150 bis 249 Arbeitnehmer ist ab 2027 ein Dreijahresrhythmus vorgesehen; für 100 bis 149 Arbeitnehmer beginnt der Dreijahresrhythmus 2031.
Die vollständige Staffelung steht unter Berichtspflicht nach der Entgelttransparenzrichtlinie; die operative Vorbereitung auf den ersten Termin unter Reporting 2027.
Was gilt heute bereits nach dem deutschen Entgelttransparenzgesetz?
Das geltende Entgelttransparenzgesetz enthält neben dem individuellen Auskunftsanspruch auch eine Berichtspflicht. § 21 erfasst Arbeitgeber mit in der Regel mehr als 500 Beschäftigten, wenn sie zugleich zur Erstellung eines Lageberichts nach den dort genannten HGB-Vorschriften verpflichtet sind.
Der Bericht enthält insbesondere Maßnahmen zur Gleichstellung und Entgeltgleichheit sowie nach Geschlecht aufgeschlüsselte Beschäftigtenzahlen. Nach § 22 wird dieser Bericht dem nächsten Lagebericht als Anlage beigefügt und im Unternehmensregister offengelegt.
Diese heutige deutsche Berichtspflicht darf nicht mit dem künftigen, deutlich breiteren Artikel-9-Reporting verwechselt werden. Die Inhalte, Schwellenwerte und Intervalle unterscheiden sich.
Muss ein Unternehmen sein komplettes Gehaltsband veröffentlichen?
Nein, aus der EU-Richtlinie folgt keine allgemeine Pflicht, sämtliche internen Gehaltsbänder öffentlich ins Internet zu stellen. Im Recruiting geht es um das Einstiegsentgelt oder dessen Spanne für die konkrete Stelle. Für Beschäftigte geht es um zugängliche Kriterien und bestimmte Auskunftsinformationen.
Interne Gehaltsbänder können ein wichtiges Instrument für objektive Vergütung sein, sind aber nicht automatisch identisch mit der Information, die extern oder individuell mitzuteilen ist.
Muss ein Arbeitgeber die Gehälter aller Mitarbeiter untereinander offenlegen?
Nein. Weder das geltende Entgelttransparenzgesetz noch die Richtlinie basieren auf einer allgemeinen Offenlegung sämtlicher Einzelgehälter innerhalb der Belegschaft.
Artikel 7 arbeitet mit individueller Entgelthöhe der anfragenden Person und durchschnittlichen Entgelthöhen relevanter Gruppen. Datenschutz und Zweckbindung bleiben dabei relevant. Die Seite Datenschutz bei Entgeltdaten behandelt diese Grenzen ausführlicher.
Dürfen Beschäftigte ihr eigenes Gehalt offenlegen?
Das ist von der Arbeitgeberpflicht zur Offenlegung zu unterscheiden. Artikel 7 Absatz 5 der Richtlinie verlangt, dass Beschäftigte nicht daran gehindert werden, ihr eigenes Entgelt offenzulegen, wenn dies der Durchsetzung des Equal-Pay-Grundsatzes dient. Mitgliedstaaten müssen Maßnahmen gegen entsprechend einschränkende Vertragsklauseln vorsehen.
Diese Frage besitzt eine eigene Suchintention und wird unter Gehalt offenlegen und Verschwiegenheitsklauseln behandelt.
Wann ist „Gehalt offenlegen“ also wirklich öffentlich?
| Information | Typischer Empfänger | Öffentliche Veröffentlichung? |
|---|---|---|
| Einstiegsentgelt/Gehaltsspanne | Bewerber | Nicht zwingend; Stellenanzeige ist eine mögliche Form. |
| Eigene Entgelthöhe | Betroffene beschäftigte Person | Nein. |
| Gruppendurchschnitt aus Auskunft | Auskunft verlangende Person | Nein; zweckgebundene Nutzung kann vorgesehen werden. |
| Entgeltkriterien | Beschäftigte | Innerbetrieblich zugänglich. |
| Art.-9-Unternehmenskennzahlen | Öffentlichkeit bzw. zuständige Stellen je Richtlinienmechanismus | Teilweise öffentlich/zugänglich; aggregiert. |
| Heutiger Bericht nach §§ 21–22 EntgTranspG | Unternehmensregister | Ja, für die erfassten Arbeitgeber und Berichtsinhalte. |
| Individuelle Kollegengehälter | — | Keine allgemeine Veröffentlichungspflicht. |
Typische Fehlannahmen
- „Ab 100 Mitarbeitern müssen alle Gehälter veröffentlicht werden.“ Falsch. Ab 100 Arbeitnehmern setzt nach der Richtlinie stufenweise das Entgelt-Reporting ein; berichtet werden Kennzahlen.
- „Ab 2026 muss in jeder Stellenanzeige das Gehalt stehen.“ Zu pauschal. Artikel 5 verlangt rechtzeitige Information über Einstiegsentgelt oder Spanne, nennt aber mehrere mögliche Kommunikationswege.
- „Beschäftigte dürfen das Gehalt ihrer Kollegen abfragen.“ Zu pauschal. Der Mechanismus arbeitet vor allem mit eigenen Entgeltdaten und aggregierten Vergleichswerten.
- „Unternehmen müssen ihre gesamte Gehaltsstruktur öffentlich ins Internet stellen.“ Dafür enthält die Richtlinie keine allgemeine Pflicht.
- „Unter 100 Beschäftigten gibt es gar keine Entgelttransparenzpflichten.“ Ebenfalls falsch. Die 100er-Grenze betrifft insbesondere das Reporting; andere Richtlinienpflichten sind nicht generell an diese Schwelle gekoppelt.
Praktischer Entscheidungsbaum für HR
- Bewerber? Einstiegsentgelt oder Spanne rechtzeitig bereitstellen; nationalen Umsetzungsstand beachten.
- Beschäftigtenanfrage? Prüfen, welches aktuelle bzw. künftige Auskunftsregime gilt, Vergleichsgruppe bestimmen und Datenschutz sichern.
- Interne Vergütungsstruktur? Kriterien für Entgelt und Entgeltentwicklung objektiv, geschlechtsneutral und zugänglich dokumentieren.
- Reportingpflicht? Arbeitnehmerzahl und Berichtstermin bestimmen und aggregierte Kennzahlen vorbereiten.
- Öffentliche Veröffentlichung? Nicht automatisch aus jeder Transparenzpflicht ableiten; konkret prüfen, welche Information tatsächlich öffentlich bereitzustellen ist.
- Einzelgehälter? Nur mit konkreter Rechtsgrundlage, Erforderlichkeit und Datenschutzprüfung arbeiten – keine pauschale Offenlegung.
Häufige Fragen
Muss mein Arbeitgeber mein Gehalt öffentlich machen?
Nein. Es gibt keine allgemeine Pflicht, das individuelle Gehalt eines Beschäftigten öffentlich zu veröffentlichen. Transparenzpflichten betreffen je nach Situation andere Informationen und Empfänger.
Ab wie vielen Mitarbeitern müssen Gehälter offengelegt werden?
Es gibt keine einheitliche Beschäftigtengrenze für „Gehälter offenlegen“. Der heutige individuelle Auskunftsanspruch nach § 12 EntgTranspG gilt in Betrieben mit in der Regel mehr als 200 Beschäftigten beim selben Arbeitgeber. Das künftige EU-Reporting beginnt stufenweise ab 100 Arbeitnehmern, betrifft aber aggregierte Kennzahlen.
Müssen Gehälter in Stellenanzeigen genannt werden?
Die EU-Richtlinie verlangt die rechtzeitige Information über Einstiegsentgelt oder Spanne, aber nicht zwingend die Angabe in jeder Stellenanzeige. Die konkrete deutsche Umsetzung ist noch nicht abgeschlossen.
Darf ein Mitarbeiter das Gehalt eines Kollegen erfahren?
Ein allgemeines Recht auf das konkrete Einzelgehalt eines bestimmten Kollegen folgt daraus nicht. Das Auskunftsrecht arbeitet insbesondere mit eigenen Entgeltdaten und aggregierten Vergleichswerten.
Was wird ab 2027 veröffentlicht?
Nach Artikel 9 werden für die erfassten Arbeitgeber verschiedene aggregierte Entgeltkennzahlen relevant. Dazu gehören unter anderem Gender-Pay-Gap-, Median-, variable Vergütungs- und Quartilskennzahlen. Die genaue nationale technische Umsetzung ist noch offen.
Ist das eigene Gehalt ein Betriebsgeheimnis?
Die Frage ist differenziert zu betrachten. Die EU-Richtlinie verlangt jedenfalls, dass Beschäftigte zur Durchsetzung des Equal-Pay-Grundsatzes nicht daran gehindert werden, ihr eigenes Entgelt offenzulegen. Das bedeutet nicht, dass sämtliche fremden Entgeltdaten frei weitergegeben werden dürfen.
Passende Vertiefungen: Gehaltsspanne in Stellenanzeigen · Auskunftsanspruch · Gehalt von Kollegen erfahren · Entgeltkriterien · Berichtspflicht · Reporting 2027 · Gehalt und Verschwiegenheit · Datenschutz bei Entgeltdaten.
Die Inhalte dienen der allgemeinen fachlichen Information und stellen keine Rechtsberatung dar. Sie können eine individuelle rechtliche Prüfung des Einzelfalls nicht ersetzen.