Ein Entgelttransparenzbericht besteht heute nicht einfach aus einer Gender-Pay-Gap-Tabelle. Das geltende Entgelttransparenzgesetz verlangt für die erfassten Arbeitgeber einen Bericht zur Gleichstellung und Entgeltgleichheit mit Maßnahmen, Wirkungen und bestimmten Beschäftigtenzahlen. Das künftige Reporting nach Artikel 9 der EU-Entgelttransparenzrichtlinie folgt dagegen einer deutlich stärker kennzahlenorientierten Systematik.
Ein sinnvolles Muster muss diese beiden Ebenen deshalb strikt trennen. Die folgende Struktur ist eine redaktionelle Arbeitsvorlage und kein amtliches Formular. Sie zeigt, wie ein Unternehmen die heute geltenden Berichtsinhalte systematisch aufbauen und zugleich seine Daten für das künftige EU-Reporting vorbereiten kann.
Rechtslage und Einordnung
Stand August: Die heutige deutsche Berichtspflicht richtet sich nach §§ 21 und 22 EntgTranspG. Die Richtlinie (EU) 2023/970 enthält in Artikel 9 eine neue Reporting-Systematik mit anderen Schwellenwerten, Kennzahlen und Fristen. Die deutsche Umsetzung dieser Richtlinie ist weiterhin nicht abgeschlossen. Daher darf ein künftiges Artikel-9-Muster nicht als bereits verbindliches deutsches Meldeformular ausgegeben werden.
Primärquellen: § 21 EntgTranspG · § 22 EntgTranspG · Richtlinie (EU) 2023/970 · Deutscher Bundestag zum Umsetzungsstand.
Wer muss heute einen Bericht nach § 21 EntgTranspG erstellen?
Die heutige Pflicht betrifft nicht pauschal jedes Unternehmen ab 500 Beschäftigten. § 21 Absatz 1 erfasst Arbeitgeber mit in der Regel mehr als 500 Beschäftigten, die außerdem zur Erstellung eines Lageberichts nach den dort genannten Vorschriften des Handelsgesetzbuchs verpflichtet sind.
Die vollständige Einordnung nach Größe, Instrument und Rechtsgrundlage bleibt bewusst auf den Seiten Berichtspflicht und Schwellenwerte. Diese Musterseite besitzt ausschließlich den Aufbau und die praktische Struktur eines Berichts.
Welche Inhalte verlangt § 21 EntgTranspG heute?
| Pflichtinhalt | Was im Bericht dargestellt wird |
|---|---|
| Maßnahmen zur Gleichstellung | Maßnahmen zur Förderung der Gleichstellung von Frauen und Männern sowie deren Wirkungen. |
| Maßnahmen zur Entgeltgleichheit | Maßnahmen zur Herstellung von Entgeltgleichheit für Frauen und Männer. |
| Keine Maßnahmen | Wer keine entsprechenden Maßnahmen durchführt, muss dies im Bericht begründen. |
| Beschäftigtenzahl | Durchschnittliche Gesamtzahl der Beschäftigten, nach Geschlecht aufgeschlüsselt. |
| Vollzeit/Teilzeit | Durchschnittliche Zahl der Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigten, jeweils nach Geschlecht aufgeschlüsselt. |
Musterstruktur für den heutigen Bericht
Für einen heutigen Bericht nach § 21 kann folgende Gliederung als Arbeitsstruktur dienen. Sie ist nicht gesetzlich als Überschriftenfolge vorgeschrieben, bildet die Pflichtinhalte aber nachvollziehbar ab.
Bericht zur Gleichstellung und Entgeltgleichheit 1. Unternehmen und Berichtszeitraum - Arbeitgeber / Gesellschaft - maßgeblicher Berichtszeitraum - Einordnung Tarifbindung / Tarifanwendung 2. Maßnahmen zur Förderung der Gleichstellung - Maßnahme - Ziel - Zielgruppe - Umsetzung - beobachtete Wirkung 3. Maßnahmen zur Herstellung von Entgeltgleichheit - Maßnahme - Ausgangssituation - Umsetzung - Wirkung / Ergebnis 4. Falls keine Maßnahmen durchgeführt wurden - nachvollziehbare Begründung 5. Beschäftigtenstruktur - durchschnittliche Gesamtzahl Frauen / Männer - durchschnittliche Vollzeitbeschäftigte Frauen / Männer - durchschnittliche Teilzeitbeschäftigte Frauen / Männer 6. Veränderungen zum vorherigen Bericht - soweit nach § 22 Abs. 3 erforderlich 7. Freigabe und Dokumentation - verantwortliche Stelle - Datenstand - interne Freigabe
Der Abschnitt „Freigabe und Dokumentation“ ist eine praktische Ergänzung für einen kontrollierten Unternehmensprozess. Er gehört nicht als eigenständiger Pflichtpunkt zu § 21.
Beispiel für die Beschreibung einer Maßnahme
| Feld | Beispiel |
|---|---|
| Maßnahme | Einführung dokumentierter Gehaltsbänder für definierte Joblevel. |
| Ziel | Nachvollziehbarere und konsistentere Vergütungsentscheidungen. |
| Umsetzung | Stellenarchitektur vereinheitlicht, Bandgrenzen definiert und Führungskräfte geschult. |
| Wirkung | Beispielsweise geringerer Anteil nicht begründeter Ausnahmen; nur angeben, wenn tatsächlich gemessen. |
Entscheidend ist die letzte Zeile: Ein Bericht sollte Wirkungen nicht behaupten, die nicht beobachtet oder gemessen wurden. „Wir haben einen Workshop durchgeführt“ beschreibt eine Aktivität, aber noch keine Wirkung.
Berichtszeitraum und Veröffentlichung nach § 22
§ 22 unterscheidet heute nach Tarifstatus. Bestimmte tarifgebundene beziehungsweise tarifanwendende Arbeitgeber erstellen den Bericht alle fünf Jahre; andere von § 21 erfasste Arbeitgeber alle drei Jahre. Die Beschäftigtenangaben aus § 21 Absatz 2 beziehen sich nur auf das jeweils letzte Kalenderjahr des Berichtszeitraums.
Ab dem zweiten Bericht sind für diese Beschäftigtenangaben außerdem Veränderungen gegenüber dem vorherigen Bericht anzugeben. Der Bericht wird dem nächsten Lagebericht nach § 289 HGB, der auf den Berichtszeitraum folgt, als Anlage beigefügt und im Unternehmensregister offengelegt.
Warum das künftige EU-Reporting kein bloß erweitertes §-21-Muster ist
Artikel 9 der EU-Richtlinie verfolgt einen anderen Ansatz. Dort stehen konkrete Entgeltkennzahlen im Mittelpunkt. Dazu gehören unter anderem der durchschnittliche und mediane Gender Pay Gap, Unterschiede bei ergänzenden oder variablen Entgeltbestandteilen, die Geschlechterverteilung in Entgeltquartilen sowie gruppenbezogene Entgeltunterschiede.
Das bedeutet: Ein Unternehmen sollte den heutigen Bericht nach §§ 21–22 nicht einfach um sieben Tabellen erweitern und dies als endgültiges künftiges deutsches Format behandeln. Die fachliche Datenbasis lässt sich vorbereiten, doch Meldeweg, Format und nationale Verzahnung müssen aus dem deutschen Umsetzungsgesetz folgen.
Welche Kennzahlen sollte ein interner EU-Dry-Run enthalten?
- geschlechtsspezifisches Entgeltgefälle,
- Gap bei ergänzenden oder variablen Bestandteilen,
- Median-Gender-Pay-Gap,
- Median-Gap bei ergänzenden oder variablen Bestandteilen,
- Anteil der Frauen und Männer mit ergänzenden oder variablen Bestandteilen,
- Anteil der Frauen und Männer in jedem Entgeltquartil,
- gruppenbezogene Entgeltunterschiede nach Grundentgelt und ergänzenden beziehungsweise variablen Bestandteilen.
Wie diese Daten technisch vorbereitet werden, gehört zur Seite Reporting-Daten. Die einzelnen Fristen des ersten EU-Zyklus werden auf Reporting 2027 behandelt.
Muster für einen internen Reporting-Dry-Run
Interner Entgelttransparenz-Dry-Run A. Reportingpopulation - Arbeitgeber - Reportingjahr - Arbeitnehmerzahl - Datenquellen B. Organisationsweite Kennzahlen - durchschnittlicher Gender Pay Gap - Median-Gender-Pay-Gap - variable / ergänzende Entgeltbestandteile - Empfängeranteile - Entgeltquartile C. Gruppen gleicher oder gleichwertiger Arbeit - Gruppen-ID - Bewertungs-/Zuordnungsgrundlage - Frauen / Männer je Gruppe - durchschnittliches Grundentgelt - ergänzende / variable Bestandteile - festgestellter Unterschied D. Fachliche Prüfung - Datenqualität - objektive geschlechtsneutrale Erklärungen - auffällige Gruppen - erforderliche Maßnahmen E. Governance - Methodik geprüft - Arbeitnehmervertretung einbezogen - Managementfreigabe vorbereitet
Auch dieses Schema ist bewusst als interne Vorbereitung formuliert. Es ist weder ein amtliches Meldeformular noch eine Aussage darüber, welches Dateiformat Deutschland künftig verlangen wird.
Typische Fehler bei Entgelttransparenzbericht-Vorlagen
- Heutigen Bericht und künftiges EU-Reporting vermischen: Beide Systeme haben unterschiedliche Inhalte und Schwellen.
- 500 Beschäftigte als einzige heutige Voraussetzung nennen: § 21 verlangt zusätzlich die dort bezeichnete Lageberichtspflicht.
- Nur Aktivitäten aufzählen: § 21 fragt bei Maßnahmen auch nach deren Wirkungen.
- Gender Pay Gap in § 21 hineinlesen: Die heutige Vorschrift verlangt nicht die Artikel-9-Kennzahlen.
- Ein erfundenes EU-Formular als verbindlich anbieten: Die deutsche technische Umsetzung ist noch offen.
- Unklare Datenstände verwenden: Berichtszeitraum und Kalenderjahr der Beschäftigtenzahlen müssen sauber dokumentiert sein.
Praktischer Erstellungsprozess für HR
- Prüfen, welche Berichtspflicht heute tatsächlich für den Arbeitgeber gilt.
- Berichtszeitraum und Tarifstatus dokumentieren.
- Gleichstellungs- und Entgeltgleichheitsmaßnahmen aus den verantwortlichen Bereichen einsammeln.
- Wirkungen nur dort beschreiben, wo sie nachvollziehbar belegt werden können.
- Beschäftigtenzahlen nach Geschlecht sowie Vollzeit und Teilzeit aufbereiten.
- Veränderungen zum vorherigen Bericht prüfen.
- Bericht intern fachlich und formal freigeben.
- Parallel einen getrennten Artikel-9-Dry-Run aufbauen, ohne ihn mit dem heutigen Bericht zu vermischen.
- Nach deutscher Umsetzung das endgültige Reportingformat und den Meldeprozess ergänzen.
Häufige Fragen
Gibt es ein offizielles Muster für den Entgelttransparenzbericht?
Die gesetzlichen Vorschriften definieren die erforderlichen Inhalte und die Veröffentlichung, schreiben aber keine allgemeine Gliederung wie die auf dieser Seite dargestellte Arbeitsstruktur vor. Die hier gezeigte Vorlage ist deshalb keine amtliche Vorlage.
Muss der heutige Bericht den Gender Pay Gap enthalten?
§ 21 EntgTranspG verlangt insbesondere Maßnahmen zur Gleichstellung und Entgeltgleichheit sowie nach Geschlecht aufgeschlüsselte Beschäftigtenzahlen. Die detaillierten Gender-Pay-Gap-Kennzahlen gehören zur Artikel-9-Systematik der EU-Richtlinie.
Wie oft muss der heutige Bericht erstellt werden?
§ 22 unterscheidet zwischen bestimmten tarifgebundenen beziehungsweise tarifanwendenden Arbeitgebern mit einem Fünfjahreszeitraum und den übrigen von § 21 erfassten Arbeitgebern mit einem Dreijahreszeitraum.
Kann ich das Muster schon für das EU-Reporting 2027 verwenden?
Als interne Struktur für einen Dry Run ja, aber nicht als vermeintlich verbindliches deutsches Meldeformular. Die fachlichen Artikel-9-Kennzahlen stehen fest; nationale Meldewege und technische Details sind noch von der deutschen Umsetzung abhängig.
Passende Vertiefungen: Berichtspflicht · Schwellenwerte · Reporting-Daten · Reporting 2027 · Gender Pay Gap berechnen · Entgeltquartile · Gemeinsame Entgeltbewertung.
Die Inhalte dienen der allgemeinen fachlichen Information und stellen keine Rechtsberatung dar. Sie können eine individuelle rechtliche Prüfung des Einzelfalls nicht ersetzen.