Mit dieser kostenlosen Excel-Arbeitsvorlage können Unternehmen ihre Entgeltdaten strukturiert zusammenführen, zentrale Gender-Pay-Gap-Kennzahlen berechnen und typische Daten- und Methodenprobleme vor einem späteren Reporting sichtbar machen. Die aktuelle Version 4 ist als Dry-Run- und Readiness-Werkzeug gedacht – nicht als amtliches Meldeschema und nicht als automatische Compliance-Prüfung.
Dateiformat: .xlsx · Version 4 · mit Beispieldaten. Vor der eigenen Nutzung sollten die Beispieldaten durch pseudonymisierte Unternehmensdaten ersetzt und alle Parameter, Mappings und Gruppen fachlich geprüft werden.
Was die Excel-Vorlage v4 enthält
- Reportingpopulation: Beschäftigte beziehungsweise Beschäftigungsperioden können explizit als „Ja“, „Nein“ oder „Prüfen“ eingeordnet werden.
- Unterjährige Veränderungen: Stellen-, Gruppen- und Arbeitszeitwechsel lassen sich über getrennte Reportingperioden abbilden.
- Entgelt-Mapping: Lohnarten werden nachvollziehbar Grundentgelt, ergänzenden beziehungsweise variablen Bestandteilen oder einem Prüfstatus zugeordnet.
- Jahres- und Stundenperspektive: Bruttojahresentgelt und Bruttostundenentgelt werden parallel ausgewertet.
- Gender-Pay-Gap-Kennzahlen: Durchschnitt und Median werden nach Geschlecht ausgewiesen.
- Variable Vergütung: variable Bestandteile und Empfängeranteile werden separat betrachtet.
- Entgeltquartile: die Verteilung von Frauen und Männern in vier Entgeltquartilen wird berechnet.
- Gruppenanalyse: Gruppen gleicher oder gleichwertiger Arbeit können getrennt untersucht werden.
- 5-%-Readiness-Check: mögliche Auffälligkeiten auf Gruppenebene werden sichtbar, ohne daraus automatisch eine rechtliche Bewertung abzuleiten.
- Datenqualitätskontrollen: fehlende Werte, nicht gemappte Entgeltarten, Periodenzuordnung und Kontrollsummen werden geprüft.
- Datenschutz: kleine Gruppen und mögliche Identifizierbarkeit werden als eigener Prüfpunkt behandelt.
- Governance und Freigabe: Methodik, Datenstichtag, Mapping-Version, Gruppenmodell und Freigabeschritte können dokumentiert werden.
Rechtslage und Einordnung
Stand September: Die deutsche Umsetzung der Richtlinie (EU) 2023/970 ist nach dem aktuell verifizierten offiziellen Bundestagsstand noch nicht abgeschlossen. In der Bundestagsmeldung vom 16. Juli 2026 heißt es, das zuständige Bundesministerium habe die Vorbereitungen für einen Gesetzentwurf getroffen und kläre noch einzelne Umsetzungsfragen; anschließend solle das Gesetzgebungsverfahren eingeleitet werden.
Die Excel-Datei orientiert sich deshalb an den Anforderungen der EU-Richtlinie und an einer nachvollziehbaren Readiness-Methodik, behauptet aber ausdrücklich kein endgültiges deutsches Meldeformat. Sobald Deutschland technische oder methodische Detailregeln festlegt, müssen Vorlage und Berechnungslogik erneut geprüft werden.
Primärquellen: Richtlinie (EU) 2023/970 · Deutscher Bundestag zum Umsetzungsstand.
Die wichtigsten Blätter der Arbeitsmappe
| Tab | Zweck |
|---|---|
| README | Arbeitsweise, Grenzen und Einordnung der Vorlage. |
| PARAMETER | Reportingjahr, Quartilsbasis, Art.-9-Status und Readiness-Parameter. |
| PERSONEN | Pseudonymisierte Beschäftigtenstammdaten und personenbezogene Jahresauswertung. |
| REPORTING_PERIODEN | Kanonische Periodenebene für Stellen-, Gruppen- oder Arbeitszeitwechsel im Berichtsjahr. |
| ENTGELT | Entgeltbewegungen mit Zuordnung zu Person, Period_ID und Lohnart. |
| MAPPING | Nachvollziehbare Klassifikation der Lohnarten. |
| STELLEN | Stellen- und Jobarchitektur. |
| STELLENBEWERTUNG | Dokumentation objektiver Bewertungskriterien und Bewertungsstände. |
| KENNZAHLEN | Übergreifende Jahres- und Stundenkennzahlen einschließlich Quartilen. |
| GRUPPEN_REPORT | Analyse nach Gruppen gleicher oder gleichwertiger Arbeit und Art.-10-Readiness. |
| CHECKS | Datenqualitäts-, Mapping-, Perioden- und Kontrollsummenprüfungen. |
| DASHBOARD | Verdichtete Übersicht der wichtigsten Ergebnisse und offenen Prüfpunkte. |
| DATENSCHUTZ | Prüfliste für Identifizierbarkeit, Zugriffe und externe Weitergabe. |
| METHODIK_FREIGABE | Dokumentation von Methodik, Verantwortlichkeiten und Freigabestatus. |
| QUELLEN | Rechts- und Methodenquellen mit Prüfstand. |
Diese Struktur ist eine Praxisempfehlung. Welche fachlichen Datenfelder für Reporting und Analyse benötigt werden, behandeln wir ausführlicher unter Entgelttransparenz-Reporting: benötigte HR-Daten.
Warum die v4 mit Reportingperioden arbeitet
Eine Person kann innerhalb eines Jahres die Stelle, die Arbeitnehmergruppe, die Arbeitszeit oder andere relevante Merkmale wechseln. Eine einfache Logik „eine Person = eine Zeile = eine Stelle pro Jahr“ kann solche Fälle falsch zuordnen.
Die v4 verwendet deshalb Reportingperioden. Jede Periode erhält eine eigene Period_ID und kann mit Arbeitgeber, Stelle, Gruppe, Bezugsstunden und Entgelt verknüpft werden. So lässt sich beispielsweise ein Stellenwechsel zum 1. Juli in zwei getrennte Perioden zerlegen. Das ist besonders wichtig, wenn gruppenbezogene Auswertungen reproduzierbar bleiben sollen.
Reportingpopulation bewusst festlegen
Fehlende oder unklare Daten sollten nicht stillschweigend in Kennzahlen einfließen. Deshalb besitzt jede Reportingperiode einen expliziten Populationsstatus. „Ja“ bedeutet, dass die Periode in die Auswertung einbezogen wird; „Nein“ dokumentiert einen fachlich begründeten Ausschluss; „Pruefen“ blockiert eine unkritische Weiterverarbeitung und macht offenen Klärungsbedarf sichtbar.
Welche Beschäftigten und Zeiträume nach der künftigen deutschen Umsetzung in welches Meldeschema eingehen, muss anhand der dann geltenden Regeln geprüft werden. Die Excel-Datei legt diese Rechtsfrage nicht automatisch fest.
Jahresentgelt und Stundenentgelt parallel betrachten
Die Vorlage berechnet die Jahres- und Stundenperspektive bewusst nebeneinander. Damit lässt sich erkennen, ob eine Differenz möglicherweise stark durch Beschäftigungsumfang oder unterschiedliche Zeitanteile beeinflusst wird. Eine einzelne Kennzahl sollte nicht isoliert interpretiert werden.
Die eigentliche Berechnung des Gender Pay Gap und typische methodische Fehler erläutern wir auf Gender Pay Gap berechnen. Die Excel-Seite konzentriert sich dagegen auf Workbook, Datenfluss und Kontrollen.
Welche Artikel-9-Dimensionen die Vorlage vorbereitet
Artikel 9 der Richtlinie nennt unter anderem das geschlechtsspezifische Entgeltgefälle, den Median-Gap, Unterschiede bei ergänzenden oder variablen Bestandteilen, den Anteil der Empfänger solcher Bestandteile, die Verteilung auf Entgeltquartile sowie gruppenbezogene Unterschiede. Die v4 bildet diese Dimensionen als Readiness-Auswertung ab.
Die Entgeltquartile sind dabei nur ein Teil der Reportinglogik. Ebenso wichtig sind konsistente Entgeltbestandteile, eine belastbare Population und nachvollziehbare Gruppen gleicher oder gleichwertiger Arbeit.
Was der 5-%-Check nicht bedeutet
Die in Artikel 10 genannte Schwelle von mindestens 5 Prozent ist keine erlaubte Toleranzgrenze. Für eine gemeinsame Entgeltbewertung müssen nach der Richtlinie mehrere Voraussetzungen zusammenkommen: ein entsprechender durchschnittlicher Unterschied in einer Arbeitnehmergruppe, keine objektive geschlechtsneutrale Rechtfertigung und keine Korrektur des ungerechtfertigten Unterschieds innerhalb von sechs Monaten.
Die Excel-Datei zeigt deshalb nur einen Readiness-Status. Die Felder für Rechtfertigung und Korrektur müssen fachlich befüllt werden. Die rechtlichen Einzelheiten behandeln wir unter gemeinsame Entgeltbewertung nach Artikel 10.
Stellenbewertung und Gruppen gleicher oder gleichwertiger Arbeit
Ein Gruppenreport ist nur so belastbar wie die zugrunde liegende Gruppierung. Die v4 enthält deshalb einen Bereich zur Stellenbewertung und zur Dokumentation von Gruppen. Sie entscheidet aber nicht selbst, welche Tätigkeiten rechtlich gleich oder gleichwertig sind.
Für die fachliche Herleitung siehe Stellenbewertung und gleiche und gleichwertige Arbeit.
Datenschutz: kleine Gruppen nicht automatisch veröffentlichen
Entgeltdaten sind personenbezogen und können auch nach einer Aggregation Rückschlüsse auf einzelne Personen ermöglichen. Die Vorlage arbeitet deshalb mit pseudonymisierten IDs und enthält eine eigene Datenschutzprüfung. Bei Einzelpersonen oder sehr kleinen Geschlechtsgruppen erzeugt sie einen Prüfhinweis.
Wichtig: Die Datei erfindet bewusst keine pauschale gesetzliche Mindestgruppengröße. Vor interner oder externer Weitergabe muss geprüft werden, ob Personen unmittelbar oder mittelbar identifizierbar sind und welche nationalen Regeln gelten. Vertiefend: Datenschutz bei Entgeltdaten.
Methodik und Freigabe dokumentieren
Eine funktionierende Formel erklärt noch nicht, warum eine Lohnart einbezogen, eine Periode ausgeschlossen oder eine Stelle einer Gruppe zugeordnet wurde. Deshalb enthält die v4 ein eigenes Blatt METHODIK_FREIGABE.
- Reportingjahr und Datenstichtag,
- Definition der Reportingpopulation,
- Periodisierungslogik,
- Quartils- und Art.-10-Prüfbasis,
- Payroll-Mapping-Version,
- Gruppenmodell-Version,
- Datenschutzprüfung,
- Einbindung der Arbeitnehmervertretung, soweit einschlägig,
- Managementbestätigung und Vier-Augen-Prüfung,
- offene Punkte und Freigabestatus.
So nutzen Sie die Vorlage für einen Dry Run
- Datei sichern: Arbeiten Sie zunächst mit einer Kopie der Originalvorlage.
- Beispieldaten ersetzen: Verwenden Sie pseudonymisierte Personen-IDs und Ihre eigenen Stellen-, Perioden- und Entgeltdaten.
- Mapping prüfen: Klassifizieren Sie jede relevante Lohnart nachvollziehbar.
- Reportingperioden anlegen: Teilen Sie unterjährige Wechsel in getrennte Perioden auf und ordnen Sie Entgeltbestandteile korrekt zu.
- Population entscheiden: Setzen Sie jede Periode auf Ja, Nein oder Pruefen und dokumentieren Sie Ausschlüsse.
- Stellen und Gruppen prüfen: Hinterlegen Sie die fachliche Grundlage für gleiche oder gleichwertige Arbeit.
- Checks ausführen: Bearbeiten Sie Datenfehler und Kontrollsummendifferenzen vor der Interpretation der Kennzahlen.
- Kennzahlen analysieren: Vergleichen Sie Jahres- und Stundenperspektive, Median, variable Vergütung und Quartile.
- Gruppenreport bewerten: Auffälligkeiten, objektive Rechtfertigungen, Korrekturen und Datenschutz separat dokumentieren.
- Methodik freigeben: Schließen Sie Datenschutz- und Freigabecheck ab und dokumentieren Sie verbleibende Unsicherheiten.
Wann Excel an seine Grenzen stößt
- regelmäßige Datenimporte aus mehreren HR- und Payroll-Systemen,
- große oder häufig wechselnde Beschäftigtenpopulationen,
- komplexe Historisierung über mehrere Jahre,
- mehrere Bearbeiter mit parallelen Änderungen,
- feingranulare Rollen- und Berechtigungssysteme,
- revisionssichere Änderungs- und Freigabehistorien,
- wiederkehrende Reports und Auskunftsworkflows,
- automatisierte Remediation und Maßnahmenverfolgung.
Für einen ersten strukturierten Dry Run ist Excel oft hilfreich. Für einen wiederkehrenden Prozess kann eine spezialisierte Entgelttransparenz-Software sinnvoller werden. Die Entscheidung sollte von Datenmenge, Prozesshäufigkeit, Governance und Nachvollziehbarkeitsanforderungen abhängen.
Excel-Vorlage herunterladen
Die v4 eignet sich insbesondere, um vor einem späteren Regelbetrieb Datenquellen, Zuordnungen, Gruppenlogik und Qualitätsprobleme sichtbar zu machen. Sie kann außerdem als Ausgangspunkt für die interne HR-Checkliste zur Entgelttransparenz und die Vorbereitung auf Reporting 2027 dienen.
Häufige Fragen zur Excel-Vorlage
Ist die Datei eine offizielle Excel-Vorlage für die EU-Entgelttransparenzrichtlinie?
Nein. Die Richtlinie schreibt kein bestimmtes Excel-Workbook vor. Die Datei ist eine fachliche Arbeits- und Readiness-Vorlage.
Kann ich mit der Vorlage das spätere deutsche Reporting direkt einreichen?
Das lässt sich derzeit nicht zusagen. Das deutsche Umsetzungsverfahren ist noch nicht abgeschlossen und technische Meldewege beziehungsweise Detailmethoden können zusätzliche Anforderungen enthalten.
Warum gibt es Jahres- und Stundenkennzahlen?
Weil Jahresbeträge durch Teilzeit, Ein- und Austritte oder andere Zeitanteile stark beeinflusst werden können. Die parallele Stundenperspektive erleichtert die fachliche Einordnung, ersetzt aber keine Prüfung der später verbindlichen Methodik.
Bedeutet ein Gruppen-Gap von weniger als 5 Prozent, dass alles rechtlich in Ordnung ist?
Nein. Die 5-%-Schwelle aus Artikel 10 ist keine allgemeine Toleranzgrenze und sagt nichts darüber aus, ob im Einzelfall eine Entgeltdiskriminierung vorliegt.
Wie groß darf eine Gruppe sein, ohne Datenschutzprobleme zu verursachen?
Die Vorlage setzt bewusst keine pauschale Mindestgröße als vermeintliche gesetzliche EU-Vorgabe. Entscheidend ist, ob Angaben einzelne Personen unmittelbar oder mittelbar identifizierbar machen und welche nationalen Datenschutz- und Umsetzungsregeln gelten.
Weiterführende Themen
Welche HR-Daten für Entgelttransparenz benötigt werden · Gender Pay Gap berechnen · Entgeltquartile berechnen und verstehen · Stellenbewertung · Gemeinsame Entgeltbewertung · Datenschutz bei Entgeltdaten · HR-Systeme und Datenqualität.
Die Inhalte dienen der allgemeinen fachlichen Information und stellen keine Rechtsberatung dar. Sie können eine individuelle rechtliche Prüfung des Einzelfalls nicht ersetzen.