Das betriebliche Prüfverfahren nach dem geltenden Entgelttransparenzgesetz ist nicht dasselbe wie die gemeinsame Entgeltbewertung der EU-Richtlinie. Nach § 17 EntgTranspG sind private Arbeitgeber mit in der Regel mehr als 500 Beschäftigten derzeit aufgefordert, ihre Entgeltregelungen, Entgeltbestandteile und deren Anwendung regelmäßig auf Entgeltgleichheit zu überprüfen. Das Gesetz formuliert damit keine allgemeine Durchführungspflicht für jeden Arbeitgeber über dieser Schwelle.
Entscheidet sich ein Arbeitgeber für ein betriebliches Prüfverfahren, regeln §§ 18 bis 20 jedoch konkret, wie dieses strukturiert sein muss: Bestandsaufnahme, Analyse und Ergebnisbericht, valide statistische Methoden, geschlechtsspezifische Datenauswertung, Datenschutz, Beteiligung des Betriebsrats sowie geeignete Maßnahmen, wenn Entgeltbenachteiligungen festgestellt werden.
Was gilt aktuell – und was kommt durch die EU-Richtlinie?
| Instrument | Geltungslogik | Charakter |
|---|---|---|
| Betriebliches Prüfverfahren nach §§ 17–20 EntgTranspG | Private Arbeitgeber mit in der Regel mehr als 500 Beschäftigten sind zur regelmäßigen Prüfung aufgefordert. | Heute geltendes deutsches Instrument; keine allgemeine zwingende Durchführungspflicht nach § 17. |
| Gemeinsame Entgeltbewertung nach Art. 10 Richtlinie (EU) 2023/970 | Für Arbeitgeber mit Artikel-9-Berichtspflicht, wenn alle drei gesetzlichen Auslösekriterien erfüllt sind. | Künftige verpflichtende EU-Vorgabe nach nationaler Umsetzung. |
Stand August: Die deutsche Umsetzung der Richtlinie (EU) 2023/970 ist noch nicht abgeschlossen. Das geltende Entgelttransparenzgesetz und damit das betriebliche Prüfverfahren nach §§ 17–20 EntgTranspG gelten deshalb weiterhin in ihrer heutigen Form. Wie es künftig mit der gemeinsamen Entgeltbewertung nach Artikel 10 verzahnt oder neu geordnet wird, steht noch nicht abschließend fest. Maßgeblich sind die jeweils geltenden Rechtsvorschriften und amtlichen Veröffentlichungen.
Primärquellen: § 17 EntgTranspG · § 18 EntgTranspG · § 19 EntgTranspG · § 20 EntgTranspG · § 4 EntgTranspG · Richtlinie (EU) 2023/970 · Deutscher Bundestag zum Umsetzungsstand.
Für welche Arbeitgeber gilt § 17 EntgTranspG?
§ 17 richtet sich an private Arbeitgeber mit in der Regel mehr als 500 Beschäftigten. Das Gesetz verwendet damit eine andere Schwellen- und Verfahrenslogik als der individuelle Auskunftsanspruch oder die künftige EU-Berichtspflicht.
Wichtig ist die Formulierung des Gesetzes: Diese Arbeitgeber sind „aufgefordert“, mithilfe betrieblicher Prüfverfahren ihre Entgeltregelungen und die verschiedenen gezahlten Entgeltbestandteile sowie deren Anwendung regelmäßig zu überprüfen.
Daraus sollte keine allgemeine gesetzliche Pflicht abgeleitet werden, nach der jeder private Arbeitgeber mit mehr als 500 Beschäftigten zwingend in einem festen Turnus ein Prüfverfahren nach §§ 17–20 durchführen müsste.
Was muss geprüft werden?
Das Prüfverfahren ist breiter als ein einfacher Vergleich von Durchschnittsgehältern. Nach § 18 müssen Bestandsaufnahme und Analyse insbesondere erfassen:
- aktuelle Entgeltregelungen,
- die verschiedenen Entgeltbestandteile,
- Arbeitsbewertungsverfahren und
- die tatsächliche Anwendung dieser Regelungen und Verfahren.
Die Prüfung richtet sich damit nicht nur auf die formale Entgeltordnung. Auch die Frage, wie Regeln tatsächlich angewandt werden, gehört ausdrücklich dazu.
Welche Vergütungskomponenten einzubeziehen sein können, erläutern wir unter Entgeltbestandteile bei Entgelttransparenz.
Welche Tätigkeiten gehören in das Prüfverfahren?
Nach § 18 Absatz 1 sind die Tätigkeiten einzubeziehen, die demselben Entgeltsystem unterliegen. Dabei ist unerheblich, ob individualrechtliche, tarifvertragliche und betriebliche Rechtsgrundlagen gemeinsam auf die Vergütung einwirken.
Die Prüfgrenze ist damit nicht automatisch Abteilung, Standort oder Kostenstelle. Entscheidend ist zunächst, welche Tätigkeiten demselben Entgeltsystem unterliegen.
Das Verfahren hat drei gesetzliche Bestandteile
- Bestandsaufnahme: Welche Entgeltregelungen, Entgeltbestandteile und Arbeitsbewertungsverfahren bestehen?
- Analyse: Sind diese Strukturen und ihre Anwendung mit dem Entgeltgleichheitsgebot vereinbar?
- Ergebnisbericht: Die Ergebnisse von Bestandsaufnahme und Analyse werden zusammengefasst.
Das Gesetz schreibt damit einen strukturierten Prüfprozess vor, lässt dem Arbeitgeber aber bei der Wahl der konkreten Analysemethode einen Spielraum.
Welche Methode muss verwendet werden?
Der Arbeitgeber ist nach § 18 Absatz 2 – unter Berücksichtigung betrieblicher Mitwirkungsrechte – grundsätzlich frei in der Wahl von Analysemethoden und Arbeitsbewertungsverfahren.
Diese Freiheit hat klare Grenzen: Es müssen valide statistische Methoden verwendet werden. Die Daten sind nach Geschlecht aufzuschlüsseln, und der Schutz personenbezogener Daten ist zu wahren.
Das Gesetz schreibt also kein bestimmtes Softwareprodukt, keine einzelne Regressionsmethode und kein festes Punktbewertungsverfahren vor. Eine methodisch nicht belastbare Excel-Auswertung erfüllt den gesetzlichen Qualitätsanspruch aber nicht allein deshalb, weil sie Zahlen produziert.
Welche Rolle spielt § 4 EntgTranspG?
§ 18 Absatz 3 verweist ausdrücklich auf § 4. Damit muss das Prüfverfahren die Anforderungen an gleiche oder gleichwertige Arbeit und an benachteiligungsfreie Entgeltsysteme berücksichtigen.
Verwendet ein Arbeitgeber ein Entgeltsystem, muss dieses unter anderem die Tätigkeit objektiv berücksichtigen, gemeinsame Kriterien für Frauen und Männer verwenden, Differenzierungskriterien diskriminierungsfrei gewichten und insgesamt durchschaubar sein.
Die fachliche Grundlage finden Sie unter Gleiche oder gleichwertige Arbeit und Geschlechtsneutrale Entgeltkriterien.
Tarifliche Entgeltregelungen haben eine Sonderstellung
Bei gesetzlichen und tarifvertraglichen Entgeltregelungen sowie bestimmten bindenden Festsetzungen besteht im betrieblichen Prüfverfahren keine Verpflichtung, die Gleichwertigkeit der Tätigkeiten innerhalb dieser Regelungen erneut zu überprüfen.
Das bedeutet aber nicht, dass ein tarifgebundener Arbeitgeber das gesamte Prüfverfahren auf die Tarifordnung reduzieren kann. § 18 verlangt weiterhin die Bestandsaufnahme und Analyse der Entgeltregelungen, Entgeltbestandteile und ihrer tatsächlichen Anwendung.
Insbesondere übertarifliche oder individuell bestimmte Vergütungskomponenten können deshalb weiter prüfrelevant sein. Die Besonderheiten erläutern wir unter Tarifvertrag und Entgelttransparenz.
Datenschutz ist Bestandteil des gesetzlichen Prüfverfahrens
§ 18 verlangt ausdrücklich den Schutz personenbezogener Daten. Das ist bei geschlechtsspezifischen Gehaltsanalysen besonders relevant, weil Rohdaten regelmäßig individuelle Entgelte, Arbeitszeiten, Stelleninformationen und weitere Beschäftigtendaten enthalten.
In der Praxis sollten Analyseprozesse deshalb Datenminimierung, rollenbasierte Zugriffe, Pseudonymisierung und kontrollierte Ergebnisbereitstellung bereits in der Methodik berücksichtigen.
Die Details behandeln wir unter Datenschutz bei Entgeltdaten.
Was passiert, wenn Benachteiligungen festgestellt werden?
§ 19 ist eindeutig: Ergeben sich aus dem Prüfverfahren Benachteiligungen wegen des Geschlechts in Bezug auf das Entgelt, ergreift der Arbeitgeber die geeigneten Maßnahmen zur Beseitigung der Benachteiligung.
Das Prüfverfahren ist damit nicht als reine Dokumentationsübung angelegt. Wer einen problematischen Unterschied feststellt, soll ihn nicht nur im Ergebnisbericht beschreiben, sondern geeignete Abhilfemaßnahmen ergreifen.
Welche Unterschiede tatsächlich objektiv erklärbar sein können, erläutert Sachliche Gründe für Entgeltunterschiede.
Welche Rolle hat der Betriebsrat?
Wird ein betriebliches Prüfverfahren durchgeführt, erfolgt es nach § 17 Absatz 2 unter Beteiligung der betrieblichen Interessenvertretungen.
§ 20 konkretisiert dies: Der Arbeitgeber muss den Betriebsrat über die Planung des Prüfverfahrens rechtzeitig informieren und ihm die erforderlichen Unterlagen vorlegen.
Die Beteiligung ist damit nicht erst nach Abschluss des Projekts vorgesehen. Sie beginnt bereits bei der Planung. Bestehende betriebsverfassungsrechtliche Mitwirkungs- und Mitbestimmungsrechte bleiben zusätzlich relevant.
Die betriebsverfassungsrechtliche Perspektive wird unter Betriebsrat und Entgelttransparenz vertieft.
Müssen Beschäftigte über das Ergebnis informiert werden?
Ja. § 20 Absatz 2 sieht vor, dass die Beschäftigten über die Ergebnisse des betrieblichen Prüfverfahrens informiert werden.
Zusätzlich bestimmt § 18 Absatz 4, dass die Ergebnisse aus Bestandsaufnahme und Analyse zusammengefasst werden und betriebsintern veröffentlicht werden können.
Daraus folgt eine wichtige Unterscheidung: Die Information der Beschäftigten über die Ergebnisse ist gesetzlich vorgesehen; eine bestimmte Form einer vollständigen betriebsinternen Veröffentlichung sämtlicher Prüfdaten ist damit nicht automatisch vorgeschrieben.
Gibt es einen vorgeschriebenen Prüfturnus?
§ 17 spricht von einer regelmäßigen Überprüfung, legt für das betriebliche Prüfverfahren aber keinen festen gesetzlichen Zwei-, Drei- oder Fünfjahresrhythmus fest.
Der Berichtszeitraum nach §§ 21 und 22 ist ein anderes Instrument und darf nicht mit einem gesetzlichen Turnus für das Prüfverfahren gleichgesetzt werden.
Konzernweite Prüfung: unter bestimmten Voraussetzungen möglich
§ 17 Absatz 1 erlaubt eine konzernweite Durchführung, wenn das herrschende Unternehmen auf die Entgeltbedingungen mindestens eines Konzernunternehmens entscheidenden Einfluss nimmt.
Das bedeutet nicht, dass ein Konzern beliebige unterschiedliche Arbeitgeber und Entgeltsysteme ohne weitere Prüfung in einen einzigen Datenpool zusammenfassen sollte. Die Analyse muss weiterhin die jeweiligen Entgeltregelungen, Systeme und deren Anwendung sachgerecht abbilden.
Betriebliches Prüfverfahren und Berichtspflicht sind zwei verschiedene Instrumente
Das heutige EntgTranspG trennt betriebliche Prüfverfahren (§§ 17–20) und Berichtspflichten (§§ 21–22) ausdrücklich in unterschiedliche Abschnitte.
Die Berichtspflicht betrifft nur Arbeitgeber, die zusätzlich zu der Beschäftigtenschwelle die Voraussetzungen des § 21 erfüllen. Das betriebliche Prüfverfahren nach § 17 richtet sich dagegen allgemein an private Arbeitgeber mit in der Regel mehr als 500 Beschäftigten.
Die heutige und künftige Reportinglogik finden Sie unter Berichtspflicht zur Entgelttransparenz.
Der zentrale Unterschied zur gemeinsamen Entgeltbewertung
Die gemeinsame Entgeltbewertung nach Artikel 10 der Richtlinie ist kein neuer Name für das heutige betriebliche Prüfverfahren.
| Betriebliches Prüfverfahren | Gemeinsame Entgeltbewertung | |
|---|---|---|
| Rechtsgrundlage | §§ 17–20 EntgTranspG | Art. 10 Richtlinie (EU) 2023/970 |
| Ausgangspunkt | Private Arbeitgeber >500 sind zur regelmäßigen Prüfung aufgefordert. | Arbeitgeber mit Art.-9-Berichtspflicht und drei kumulativ erfüllten Auslösekriterien. |
| 5-%-Schwelle | Keine gesetzliche Auslöseschwelle von 5 %. | Mindestens 5 % durchschnittlicher Entgeltunterschied in einer Arbeitnehmergruppe ist eine von drei Voraussetzungen. |
| Sechsmonatsfrist | Keine entsprechende Art.-10-Auslösefrist. | Ungerechtfertigter Unterschied wurde nicht innerhalb von sechs Monaten nach Reporting korrigiert. |
| Zusammenarbeit | Beteiligung der betrieblichen Interessenvertretung. | Durchführung in Zusammenarbeit mit Arbeitnehmervertretern. |
| Inhalt | Bestandsaufnahme, Analyse, Ergebnisbericht. | Sieben in Art. 10 Abs. 2 definierte Analyse- und Abhilfeelemente. |
Die EU-Systematik wird ausführlich unter Gemeinsame Entgeltbewertung nach Artikel 10 behandelt.
Wann wird die gemeinsame Entgeltbewertung ausgelöst?
Nach Artikel 10 müssen alle drei Voraussetzungen gleichzeitig erfüllt sein:
- Das Reporting zeigt in einer Gruppe von Arbeitnehmern einen Unterschied der durchschnittlichen Entgelthöhe zwischen Frauen und Männern von mindestens 5 Prozent.
- Der Arbeitgeber hat diesen Unterschied nicht auf Grundlage objektiver, geschlechtsneutraler Kriterien gerechtfertigt.
- Der Arbeitgeber hat den ungerechtfertigten Unterschied nicht innerhalb von sechs Monaten nach dem Tag des Entgeltreportings korrigiert.
Ein unternehmensweiter Gender Pay Gap von 5 Prozent reicht damit nicht aus. Ebenso löst ein gruppenbezogener Unterschied von mindestens 5 Prozent die gemeinsame Entgeltbewertung nicht aus, wenn er objektiv und geschlechtsneutral gerechtfertigt ist.
Was enthält die gemeinsame Entgeltbewertung zusätzlich?
Artikel 10 Absatz 2 schreibt konkrete Inhalte vor. Dazu gehören unter anderem:
- Geschlechteranteile in jeder Arbeitnehmergruppe,
- durchschnittliche Entgelthöhen und ergänzende oder variable Bestandteile,
- Unterschiede der durchschnittlichen Entgelthöhen,
- gemeinsam festgestellte objektive geschlechtsneutrale Gründe,
- die Berücksichtigung von Entgeltverbesserungen nach Rückkehr aus bestimmten familienbezogenen Urlaubszeiten,
- Maßnahmen zur Beseitigung ungerechtfertigter Unterschiede und
- Bewertung der Wirksamkeit früherer Maßnahmen.
Die EU-Bewertung ist damit stärker mit dem vorausgehenden Reporting und einem definierten Abhilfeprozess verzahnt als das heutige deutsche Prüfverfahren.
Sollten Unternehmen das heutige Prüfverfahren trotzdem nutzen?
Auch ohne allgemeine gesetzliche Durchführungspflicht kann ein strukturiertes Prüfverfahren ein sinnvoller Readiness-Schritt sein. Viele dafür benötigte Bausteine – Entgeltbestandteile, Stellenbewertung, geschlechtsspezifische Daten, valide Analyse, Dokumentation und Abhilfe – werden auch für die künftige EU-Systematik benötigt.
Ein heutiges Prüfverfahren ersetzt allerdings nicht automatisch spätere Pflichten aus Artikel 9 oder 10. Methoden, Gruppenlogik und Datenstruktur müssen gegebenenfalls an die endgültige deutsche Umsetzung angepasst werden.
Praktischer Ablauf in acht Schritten
- Prüfbereich festlegen: Tätigkeiten und Entgeltsysteme sachgerecht abgrenzen.
- Betriebsrat frühzeitig einbeziehen: Planung und erforderliche Unterlagen rechtzeitig bereitstellen.
- Entgeltregeln inventarisieren: Tarif-, Betriebs- und Individualregelungen sowie sämtliche relevanten Bestandteile erfassen.
- Arbeitsbewertung prüfen: gleiche und gleichwertige Tätigkeiten sowie Bewertungsverfahren nachvollziehen.
- Daten aufbereiten: nach Geschlecht aufschlüsseln, Datenqualität sichern und Datenschutz gewährleisten.
- Valide Analyse durchführen: Entgeltregeln und tatsächliche Anwendung auf Benachteiligungen untersuchen.
- Ergebnisbericht erstellen und informieren: Ergebnisse zusammenfassen und Beschäftigte entsprechend § 20 informieren.
- Abhilfe umsetzen: festgestellte geschlechtsbezogene Entgeltbenachteiligungen mit geeigneten Maßnahmen beseitigen.
Die technische Datenbasis behandeln wir unter Reporting-Daten und HR-Systeme und Datenqualität.
Typische Fehler beim betrieblichen Prüfverfahren
- Aus „aufgefordert“ eine allgemeine Pflicht machen: § 17 ist heute bewusst anders formuliert.
- Nur Grundgehälter vergleichen: Das Gesetz verlangt auch die Prüfung der verschiedenen gezahlten Entgeltbestandteile.
- Nur das Regelwerk prüfen: Auch die tatsächliche Anwendung ist ausdrücklich Gegenstand der Analyse.
- Abteilung mit Prüfeinheit gleichsetzen: Maßgeblich sind Tätigkeiten, die demselben Entgeltsystem unterliegen.
- Beliebige Statistik verwenden: § 18 fordert valide statistische Methoden.
- Datenschutz nachträglich behandeln: Er ist ausdrücklich Teil des gesetzlichen Verfahrens.
- Betriebsrat erst nach Abschluss informieren: § 20 verlangt rechtzeitige Information bereits über die Planung.
- Ergebnisse nur archivieren: Beschäftigte sind zu informieren; bei Benachteiligungen verlangt § 19 geeignete Abhilfe.
- 5 Prozent als deutsche Prüfschwelle anwenden: Diese Schwelle gehört zu Artikel 10 der EU-Richtlinie, nicht zu §§ 17–20 EntgTranspG.
- Beide Verfahren gleichsetzen: Das heutige Prüfverfahren und die künftige gemeinsame Entgeltbewertung haben unterschiedliche Auslöser und Inhalte.
Häufige Fragen
Müssen alle Unternehmen mit mehr als 500 Beschäftigten ein betriebliches Prüfverfahren durchführen?
§ 17 EntgTranspG formuliert, dass private Arbeitgeber mit in der Regel mehr als 500 Beschäftigten dazu „aufgefordert“ sind. Das ist nicht dasselbe wie eine allgemeine zwingende Durchführungspflicht.
Gibt es eine gesetzliche 5-Prozent-Schwelle für das heutige Prüfverfahren?
Nein. Die 5-Prozent-Schwelle gehört zur künftigen gemeinsamen Entgeltbewertung nach Artikel 10 und ist dort auch nur eine von drei kumulativen Voraussetzungen.
Darf der Arbeitgeber die Analysemethode frei wählen?
Grundsätzlich besteht nach § 18 ein methodischer Spielraum. Es müssen jedoch valide statistische Methoden verwendet, Daten nach Geschlecht aufgeschlüsselt und Datenschutz sowie betriebliche Mitwirkungsrechte beachtet werden.
Was muss passieren, wenn eine Entgeltbenachteiligung gefunden wird?
Nach § 19 muss der Arbeitgeber geeignete Maßnahmen zur Beseitigung der festgestellten geschlechtsbezogenen Entgeltbenachteiligung ergreifen.
Ersetzt ein heutiges Prüfverfahren später die gemeinsame Entgeltbewertung?
Nicht automatisch. Die gemeinsame Entgeltbewertung nach Artikel 10 hat eigene Auslösekriterien, Inhalte und Verfahrensanforderungen. Ein gut dokumentiertes heutiges Prüfverfahren kann jedoch wichtige Vorarbeiten liefern.
Das heutige Prüfverfahren ist ein guter Vorbereitungstest
Das betriebliche Prüfverfahren zeigt bereits heute, ob ein Unternehmen seine Vergütungslogik tatsächlich analysieren kann: Sind Entgeltbestandteile vollständig? Sind Stellen und Entgeltsysteme sauber strukturiert? Gibt es belastbare Daten? Können Unterschiede objektiv erklärt werden? Und ist ein Abhilfeprozess vorhanden?
Genau diese Fähigkeiten werden durch die EU-Richtlinie noch wichtiger. Deshalb kann das bestehende Instrument als praktischer Vorbereitungstest dienen – ohne es mit der rechtlich eigenständigen gemeinsamen Entgeltbewertung gleichzusetzen.
Den Gesamtfahrplan finden Sie in der HR-Checkliste zur Entgelttransparenz.
Die Inhalte dienen der allgemeinen fachlichen Information und stellen keine Rechtsberatung dar. Sie können eine individuelle rechtliche Prüfung des Einzelfalls nicht ersetzen.