Ob ein Unternehmen künftig jährlich oder alle drei Jahre berichten muss, hängt wesentlich von seiner Arbeitnehmerzahl ab. Die Richtlinie nennt die Schwellen 100, 150 und 250 Arbeitnehmer. Sie enthält aber keine vollständige technische Zählanleitung für jede denkbare Beschäftigungsform und jeden Stichtagsfall.
Deshalb sollte HR bereits jetzt die relevante Population und Datenquellen vorbereiten, aber offene deutsche Detailfragen nicht durch selbst erfundene FTE-, Stichtags- oder Durchschnittsregeln ersetzen.
Rechtslage und Einordnung
Stand August: Die deutsche Umsetzung der Richtlinie (EU) 2023/970 ist noch nicht abgeschlossen. Wo diese Seite künftige Richtlinienpflichten beschreibt, werden sie deshalb von bereits geltendem deutschen Recht getrennt. Maßgeblich sind die jeweils geltenden Rechtsvorschriften und amtlichen Veröffentlichungen.
Primärquellen: Richtlinie (EU) 2023/970 · Entgelttransparenzgesetz · Deutscher Bundestag zum Umsetzungsstand.
Die EU-Schwellen für das Reporting
| Arbeitnehmerzahl | Erste Berichterstattung | Turnus |
|---|---|---|
| 250 oder mehr | bis 7. Juni 2027 für das vorangehende Kalenderjahr | jährlich |
| 150 bis 249 | bis 7. Juni 2027 für das vorangehende Kalenderjahr | alle drei Jahre |
| 100 bis 149 | bis 7. Juni 2031 für das vorangehende Kalenderjahr | alle drei Jahre |
| unter 100 | keine EU-Mindestreportingpflicht aus Art. 9; nationale Erweiterung möglich | freiwillig bzw. nach nationalem Recht |
Die Richtlinie spricht von Arbeitnehmern – nicht von FTE
Artikel 9 staffelt nach der Zahl der Arbeitnehmer. Die Richtlinie definiert die Entgelthöhe zwar unter anderem als Bruttostundenentgelt und berücksichtigt Teilzeitbeschäftigte im persönlichen Anwendungsbereich, setzt die Reportinggrenzen aber nicht ausdrücklich als Vollzeitäquivalente fest.
Deshalb sollte eine FTE-Zahl nicht ohne Rechtsgrundlage als Ersatz für die Beschäftigtenzahl verwendet werden.
Welche Personen gehören grundsätzlich in den EU-Anwendungsbereich?
Artikel 2 erfasst Arbeitnehmer mit einem Arbeitsvertrag oder Beschäftigungsverhältnis nach den im Mitgliedstaat geltenden Rechtsvorschriften, Tarifverträgen oder Gepflogenheiten unter Berücksichtigung der EuGH-Rechtsprechung. Erwägungsgrund 18 nennt ausdrücklich unter anderem Teilzeit- und befristet Beschäftigte sowie – bei Erfüllung der Kriterien – weitere atypische Beschäftigungsformen.
Welche konkrete Zählweise Deutschland für Grenzfälle festlegt, muss die nationale Umsetzung klären.
Was die Richtlinie zur Größenbestimmung zusätzlich sagt
Erwägungsgrund 22 verweist für die Zahl der beschäftigten Arbeitnehmer, die über die Berichtspflicht entscheidet, auf die Empfehlung 2003/361/EG zu Kleinstunternehmen sowie kleinen und mittleren Unternehmen. Daraus sollte jedoch keine eigenständige deutsche Zählformel abgeleitet werden, bevor der Gesetzgeber die Umsetzung konkretisiert.
Heutige deutsche Schwellen sind anders
Das geltende Entgelttransparenzgesetz arbeitet bereits mit eigenen Grenzen. Der individuelle Auskunftsanspruch besteht grundsätzlich in Betrieben mit in der Regel mehr als 200 Beschäftigten beim selben Arbeitgeber. Private Arbeitgeber mit in der Regel mehr als 500 Beschäftigten sind zur Durchführung betrieblicher Prüfverfahren aufgefordert; die heutige Berichtspflicht hat zusätzlich weitere Voraussetzungen.
Die EU-Schwellen 100/150/250 dürfen deshalb nicht mit den heutigen deutschen 200-/500-Grenzen vermischt werden.
Welche Daten HR für die Zählung vorbereiten sollte
- rechtlicher Arbeitgeber beziehungsweise Dienststelle,
- stabile Beschäftigten-ID,
- Eintritts- und Austrittsdatum,
- Beschäftigungsstatus und Vertragsart,
- zeitliche Gültigkeit der Arbeitgeberzuordnung,
- Kennzeichnung externer Personen, die keine Arbeitnehmer des Arbeitgebers sind,
- nachvollziehbare Dokumentation von Grenzfällen.
Stichtag, Jahresdurchschnitt oder 'in der Regel'?
Genau hier liegt eine offene Umsetzungsfrage. Das heutige EntgTranspG verwendet bei mehreren Schwellen den Ausdruck „in der Regel“, während Artikel 9 der Richtlinie schlicht Arbeitgeber mit einer bestimmten Arbeitnehmerzahl bezeichnet.
Solange die nationale Umsetzung keine belastbare Berechnungsregel vorgibt, sollte eine Website nicht behaupten, dass zwingend der 31. Dezember, der Jahresdurchschnitt, die maximale Kopfzahl oder eine FTE-Zahl maßgeblich sei.
Grenzfälle sollten separat dokumentiert werden
Unternehmen nahe an 100, 150 oder 250 Arbeitnehmern sollten nicht nur eine einzelne Zahl speichern. Sinnvoll ist ein nachvollziehbarer Population Report, der Ein- und Austritte, befristete Beschäftigte und organisatorische Veränderungen sichtbar macht.
Praktischer Readiness-Prozess
- Rechtliche Arbeitgeberstruktur vollständig erfassen.
- HRIS-Population je Arbeitgeber und Zeitraum exportierbar machen.
- Teilzeit nicht automatisch in FTE umrechnen, wenn es um die Kopfzahl geht.
- Nicht-Arbeitnehmer und externe Kräfte fachlich getrennt halten.
- Grenzfälle dokumentieren statt sie stillschweigend aus der Population zu löschen.
- 100-, 150- und 250-Schwellen als Monitoring-Flags im HR-Reporting abbilden.
- Nach Veröffentlichung des deutschen Umsetzungsgesetzes die konkrete Zählmethode verbindlich hinterlegen.
Weiterführende Themen
Zur Vertiefung: Entgelttransparenz: Welche Schwellenwerte gelten für Unternehmen? · Entgelttransparenz Berichtspflicht: Wer wann welche Daten berichten muss · Entgelttransparenz: Pflichten für Arbeitgeber und HR · Entgelttransparenz für Unternehmen unter 100 Beschäftigten: Was trotzdem relevant ist.
Häufige Fragen
Zählen Teilzeitbeschäftigte bei den EU-Schwellen mit?
Die Richtlinie gilt ausdrücklich auch für Teilzeitbeschäftigte. Die Reportinggrenzen sind als Arbeitnehmerzahlen formuliert und nicht als FTE-Schwellen.
Ist für die Schwellen immer der 31. Dezember maßgeblich?
Eine solche allgemeine Regel ergibt sich aus Artikel 9 nicht. Die konkrete deutsche Zählmethodik ist noch Teil der ausstehenden Umsetzung.
Müssen Unternehmen unter 100 Arbeitnehmern gar nichts tun?
Nein. Unter 100 entfällt lediglich die EU-Mindestreportingpflicht aus Artikel 9. Andere Transparenz- und Equal-Pay-Pflichten können unabhängig davon relevant sein.
Die Inhalte dienen der allgemeinen fachlichen Information und stellen keine Rechtsberatung dar. Sie können eine individuelle rechtliche Prüfung des Einzelfalls nicht ersetzen.