Die Berichtspflichten zur Entgelttransparenz ändern sich durch die EU-Richtlinie grundlegend. Nach geltendem deutschem Recht besteht eine Berichtspflicht heute nur für einen engeren Arbeitgeberkreis: Arbeitgeber mit in der Regel mehr als 500 Beschäftigten, die zugleich zur Erstellung eines Lageberichts nach den §§ 264 und 289 HGB verpflichtet sind. Die Richtlinie (EU) 2023/970 sieht dagegen ein gestaffeltes Reporting ab 100 Arbeitnehmern vor.
Nach dem EU-Mindestmodell müssen Arbeitgeber mit 250 oder mehr Arbeitnehmern erstmals bis zum 7. Juni 2027 berichten und anschließend jährlich. Arbeitgeber mit 150 bis 249 Arbeitnehmern berichten erstmals ebenfalls bis zum 7. Juni 2027 und danach alle drei Jahre. Für Arbeitgeber mit 100 bis 149 Arbeitnehmern beginnt die Berichtspflicht nach der Richtlinie erstmals zum 7. Juni 2031 und wiederholt sich danach alle drei Jahre.
Berichtspflicht zur Entgelttransparenz: die Schwellen auf einen Blick
| Arbeitgebergröße | EU-Richtlinie: erstes Reporting | Turnus |
|---|---|---|
| 250 oder mehr Arbeitnehmer | bis 7. Juni 2027 | jährlich |
| 150–249 Arbeitnehmer | bis 7. Juni 2027 | alle drei Jahre |
| 100–149 Arbeitnehmer | bis 7. Juni 2031 | alle drei Jahre |
| unter 100 Arbeitnehmer | keine EU-Mindestpflicht nach Artikel 9 | freiwilliges Reporting möglich; nationale Erweiterung zulässig |
Die Angaben beziehen sich jeweils auf das vorangehende Kalenderjahr. Die allgemeine Schwellenwertsystematik erläutern wir ausführlich unter Entgelttransparenz: Schwellenwerte nach Unternehmensgröße.
Rechtsstand in Deutschland
| Ebene | Stand |
|---|---|
| Geltendes deutsches Recht | §§ 21 und 22 EntgTranspG regeln bereits heute eine Berichtspflicht für bestimmte Arbeitgeber mit in der Regel mehr als 500 Beschäftigten und Lageberichtspflicht. |
| EU-Richtlinie 2023/970 | Artikel 9 sieht gestaffelte Berichtspflichten ab 100 Arbeitnehmern sowie deutlich detailliertere Entgeltkennzahlen vor. |
| Deutsche Umsetzung | Nach dem aktuell verifizierten offiziellen Stand ist die nationale Umsetzung noch nicht abgeschlossen. Das zuständige Bundesministerium hat Vorbereitungen für einen Gesetzentwurf getroffen und klärt noch einzelne Umsetzungsfragen. |
Stand August: Maßgeblich sind die jeweils geltenden Rechtsvorschriften und amtlichen Veröffentlichungen.
Primärquellen: § 21 EntgTranspG · § 22 EntgTranspG · Richtlinie (EU) 2023/970, insbesondere Artikel 9 · Deutscher Bundestag zum Umsetzungsstand.
Was gilt heute nach dem deutschen Entgelttransparenzgesetz?
Die bestehende deutsche Berichtspflicht ist enger als das künftige EU-Modell. § 21 EntgTranspG erfasst Arbeitgeber, die zwei Voraussetzungen erfüllen:
- Sie beschäftigen in der Regel mehr als 500 Beschäftigte und
- sie sind zur Erstellung eines Lageberichts nach den §§ 264 und 289 HGB verpflichtet.
Es wäre deshalb ungenau zu sagen, dass heute jeder Arbeitgeber mit mehr als 500 Beschäftigten automatisch einen Bericht nach § 21 EntgTranspG erstellen muss.
Den geltenden gesetzlichen Rahmen behandeln wir vertiefend unter Entgelttransparenzgesetz: Rechte und Pflichten.
Was enthält der heutige Bericht nach § 21 EntgTranspG?
Der Bericht zur Gleichstellung und Entgeltgleichheit muss nach geltendem Recht darstellen:
- Maßnahmen zur Förderung der Gleichstellung von Frauen und Männern und deren Wirkungen sowie
- Maßnahmen zur Herstellung von Entgeltgleichheit für Frauen und Männer.
Führt ein Arbeitgeber keine entsprechenden Maßnahmen durch, muss er dies im Bericht begründen.
Zusätzlich sind nach Geschlecht aufgeschlüsselte Angaben zur durchschnittlichen Gesamtzahl der Beschäftigten sowie zur durchschnittlichen Zahl der Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigten aufzunehmen.
Der heutige Bericht ist damit kein mit Artikel 9 der Richtlinie vergleichbares Gender-Pay-Gap-Dashboard. Insbesondere verlangt § 21 nicht dieselbe Palette aus Mittelwert-Gap, Median-Gap, variablen Entgeltbestandteilen, Quartilen und kategorienbezogenen Entgeltunterschieden.
Wie oft muss heute nach EntgTranspG berichtet werden?
§ 22 unterscheidet nach Tarifbindung beziehungsweise Tarifanwendung:
- Tarifgebundene beziehungsweise unter den gesetzlichen Voraussetzungen tarifanwendende Arbeitgeber: Bericht alle fünf Jahre; Berichtszeitraum fünf Jahre.
- Andere Arbeitgeber nach § 21 Absatz 1: Bericht alle drei Jahre; Berichtszeitraum drei Jahre.
Die Angaben zur Beschäftigtenzahl nach § 21 Absatz 2 beziehen sich nur auf das jeweils letzte Kalenderjahr des Berichtszeitraums. Ab dem zweiten Bericht sind die Veränderungen gegenüber dem vorherigen Bericht anzugeben.
Der Bericht wird dem nächsten Lagebericht nach § 289 HGB, der auf den jeweiligen Berichtszeitraum folgt, als Anlage beigefügt und im Unternehmensregister offengelegt.
Was verlangt Artikel 9 der EU-Entgelttransparenzrichtlinie?
Die EU-Richtlinie verlagert den Schwerpunkt von einem überwiegend maßnahmenbezogenen Bericht auf konkrete Entgeltdaten. Artikel 9 nennt sieben Informationsbereiche:
- Gender Pay Gap: geschlechtsspezifisches Entgeltgefälle.
- Variable Bestandteile: geschlechtsspezifisches Entgeltgefälle bei ergänzenden oder variablen Entgeltbestandteilen.
- Median-Gap: Median des geschlechtsspezifischen Entgeltgefälles.
- Median-Gap bei variablen Bestandteilen: Median-Unterschied bei ergänzenden oder variablen Entgeltbestandteilen.
- Empfänger variabler Vergütung: Anteil der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die ergänzende oder variable Entgeltbestandteile erhalten.
- Entgeltquartile: Anteil der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in jedem Entgeltquartil.
- Kategorien gleicher oder gleichwertiger Arbeit: geschlechtsspezifisches Entgeltgefälle innerhalb von Beschäftigtenkategorien, aufgeschlüsselt nach Grundentgelt sowie ergänzenden oder variablen Bestandteilen.
Die Berechnungslogik erläutert die Seite Gender Pay Gap berechnen: Formel, Datenbasis und Fallstricke. Welche Vergütungskomponenten einzubeziehen sind, behandeln wir unter Entgeltbestandteile bei Entgelttransparenz.
Ab 250 Arbeitnehmern: jährlich ab 2027
Arbeitgeber mit 250 oder mehr Arbeitnehmern müssen nach Artikel 9 Absatz 2 erstmals bis zum 7. Juni 2027 berichten. Danach erfolgt das Reporting jedes Jahr.
Die Angaben beziehen sich auf das vorangehende Kalenderjahr. Für das erste Reporting 2027 ist damit grundsätzlich das Kalenderjahr 2026 die Bezugsperiode nach dem Richtlinientext.
150 bis 249 Arbeitnehmer: erstmals 2027, danach alle drei Jahre
Arbeitgeber mit 150 bis 249 Arbeitnehmern müssen dieselben Informationen erstmals bis zum 7. Juni 2027 vorlegen. Anschließend gilt ein Dreijahresrhythmus.
Der Umfang der sieben Artikel-9-Kennzahlen wird für diese Größenklasse nicht reduziert. Der Unterschied liegt im Turnus.
100 bis 149 Arbeitnehmer: erstes Reporting 2031
Für Arbeitgeber mit 100 bis 149 Arbeitnehmern sieht Artikel 9 Absatz 4 einen späteren Einstieg vor. Sie müssen erstmals bis zum 7. Juni 2031 und danach alle drei Jahre berichten.
Die 100-Arbeitnehmer-Schwelle ist eine Reportinggrenze. Sie darf nicht als allgemeine Anwendungsschwelle der gesamten Richtlinie verstanden werden. Andere Anforderungen – beispielsweise zu Recruiting oder Informationsrechten – folgen eigenen Regeln.
Unter 100 Arbeitnehmern: keine EU-Mindestpflicht – aber nationale Erweiterung möglich
Arbeitgeber mit weniger als 100 Arbeitnehmern müssen nach dem Mindestmodell des Artikels 9 nicht verpflichtend berichten. Die Richtlinie stellt aber ausdrücklich klar, dass freiwilliges Reporting möglich ist.
Zudem dürfen Mitgliedstaaten im nationalen Recht auch Arbeitgeber mit weniger als 100 Arbeitnehmern zur Bereitstellung von Entgeltinformationen verpflichten. Ob Deutschland davon Gebrauch macht, ist mit dem noch ausstehenden Umsetzungsgesetz zu prüfen.
Wer bestätigt die Richtigkeit der Reportingdaten?
Artikel 9 Absatz 6 weist der Leitungsebene des Arbeitgebers eine konkrete Rolle zu. Die Richtigkeit der Informationen soll durch die Unternehmensleitung bestätigt werden – nach Anhörung der Arbeitnehmervertreter.
Arbeitnehmervertreter sollen außerdem Zugang zu den vom Arbeitgeber angewandten Methoden erhalten. Für Unternehmen mit Betriebsrat bedeutet das, dass die Reportingmethodik nicht als Black Box ausgestaltet werden sollte. Mehr dazu unter Betriebsrat und Entgelttransparenz.
Wer erhält welche Reportinginformationen?
Artikel 9 unterscheidet zwischen der Übermittlung an die zuständige Stelle, öffentlicher Bereitstellung und Informationen für Beschäftigte.
- Zuständige Stelle: Die Informationen nach Artikel 9 Absatz 1 Buchstaben a bis g sollen an die Stelle übermittelt werden, die die Daten nach Artikel 29 zusammenstellt und veröffentlicht.
- Öffentliche Darstellung: Arbeitgeber können die Angaben nach Buchstaben a bis f auf ihrer Website oder auf andere Weise öffentlich zugänglich machen.
- Beschäftigte und Arbeitnehmervertreter: Die kategorienbezogenen Informationen nach Buchstabe g müssen allen Arbeitnehmern und ihren Vertretern bereitgestellt werden.
- Arbeitsaufsicht und Gleichbehandlungsstelle: Die kategorienbezogenen Angaben sind auf Anfrage bereitzustellen; soweit verfügbar auch Informationen aus den vier vorangegangenen Jahren.
Welche deutsche Behörde, Plattform oder technische Meldestruktur diese Aufgaben übernimmt, steht nach dem aktuellen Umsetzungsstand noch nicht abschließend fest. Unternehmen sollten deshalb Daten und Rechenlogik vorbereiten, aber keinen konkreten nationalen Meldeprozess voraussetzen.
Können Beschäftigte zusätzliche Erläuterungen verlangen?
Ja. Arbeitnehmer, Arbeitnehmervertreter, Arbeitsaufsichtsbehörden und Gleichbehandlungsstellen sollen nach Artikel 9 Absatz 10 zusätzliche Klarstellungen und Einzelheiten zu den bereitgestellten Daten verlangen können – einschließlich Erklärungen für geschlechtsspezifische Entgeltunterschiede.
Der Arbeitgeber muss innerhalb einer angemessenen Frist begründet antworten. Sind Entgeltunterschiede nicht durch objektive, geschlechtsneutrale Kriterien gerechtfertigt, soll die Situation innerhalb einer angemessenen Frist in enger Zusammenarbeit mit Arbeitnehmervertretern und gegebenenfalls den zuständigen Stellen behoben werden.
Wann führt Reporting zur gemeinsamen Entgeltbewertung?
Reporting kann einen weiteren Prüfprozess auslösen. Eine gemeinsame Entgeltbewertung nach Artikel 10 ist vorgesehen, wenn gleichzeitig:
- innerhalb mindestens einer Beschäftigtenkategorie ein durchschnittlicher Entgeltunterschied von mindestens 5 Prozent festgestellt wird,
- dieser Unterschied nicht durch objektive, geschlechtsneutrale Kriterien gerechtfertigt werden kann und
- der ungerechtfertigte Unterschied nicht innerhalb von sechs Monaten nach der Berichterstattung korrigiert wird.
Die 5-Prozent-Schwelle ist daher keine allgemeine Toleranzgrenze und bezieht sich nicht auf den Gesamt-Gender-Pay-Gap des Unternehmens.
Welche Daten sollte HR für das Reporting vorbereiten?
Die Berichtspflicht kann nur zuverlässig erfüllt werden, wenn die zugrunde liegenden HR- und Payroll-Daten konsistent sind. Typische Datenbereiche sind:
- Beschäftigtenpopulation und Arbeitgeberzuordnung,
- Geschlecht nach der jeweils geltenden Reportingmethodik,
- Beschäftigungszeitraum und Arbeitszeit,
- Grundentgelt,
- ergänzende und variable Entgeltbestandteile,
- Bruttojahresentgelt und entsprechende Stundenwerte,
- Job, Rolle, Level und Stellenbewertung,
- Kategorien gleicher oder gleichwertiger Arbeit,
- Datenherkunft, Transformationslogik und Versionierung.
Die technische Detailseite Reporting-Daten und Datenqualität behandelt Datenmodell, Datenquellen und typische Fehler. Zur technischen Systemperspektive: HR-Systeme und Datenqualität. Die Abgrenzung zwischen bereinigtem und unbereinigtem Gender Pay Gap finden Sie unter Gender Pay Gap: bereinigt oder unbereinigt?.
Reporting-Readiness: sechs praktische Schritte
- Arbeitgebergröße bestimmen: Prüfen, welche Größenklasse nach der Richtlinie relevant ist.
- Heutige deutsche Berichtspflicht prüfen: Mehr als 500 Beschäftigte allein reichen nicht; zusätzlich ist die Lageberichtspflicht zu prüfen.
- Dateninventur durchführen: HRIS, Payroll, Zeitwirtschaft und Vergütungssysteme auf benötigte Felder und Definitionen prüfen.
- Proberechnung erstellen: Die sieben Artikel-9-Informationsbereiche testweise berechnen und plausibilisieren.
- Methodik dokumentieren: Population, Datenbereinigung, Entgeltdefinitionen und Kategorienbildung nachvollziehbar festhalten.
- Governance festlegen: Verantwortlichkeiten für Berechnung, Arbeitnehmervertretung, fachliche Prüfung, Managementbestätigung und Abhilfe definieren.
Für einen internen Probelauf steht die Excel-Arbeitsvorlage zur Entgelttransparenz zur Verfügung. Sie strukturiert Reportingpopulation, periodisierte Beschäftigungs- und Entgeltdaten, Payroll-Mapping, Jahres- und Stundenkennzahlen, Quartile, Gruppenprüfung sowie Datenschutz- und Freigabeschritte. Die Datei ist eine Arbeits- und Readiness-Vorlage, kein amtliches Meldeschema.
Der vollständige Projektfahrplan steht unter Entgelttransparenz in HR umsetzen: Checkliste und Projektplan. Einen Gesamtüberblick bietet Entgelttransparenz: Pflichten für Arbeitgeber und HR.
Typische Fehler bei der Einordnung der Berichtspflicht
- „Heute gilt die Berichtspflicht für alle Unternehmen ab 500 Beschäftigten.“ Zu pauschal. § 21 verlangt zusätzlich eine Lageberichtspflicht nach HGB.
- „Die EU-Berichtspflicht gilt ab 100 Beschäftigten jährlich.“ Falsch. 100–149 und 150–249 berichten nach dem Richtlinienmodell alle drei Jahre; nur ab 250 gilt der jährliche Turnus.
- „Alle Unternehmen ab 100 müssen erstmals 2027 berichten.“ Falsch. Für 100–149 beginnt das EU-Mindestmodell erst 2031.
- „Unter 100 gilt die Richtlinie nicht.“ Falsch. Unter 100 entfällt nach Artikel 9 lediglich die EU-Mindestpflicht zum Reporting; andere Richtlinienanforderungen haben eigene Anwendungsregeln.
- „Der Unternehmens-Gender-Pay-Gap ist die einzige Kennzahl.“ Falsch. Artikel 9 verlangt sieben Informationsbereiche.
- „Ein Gap über 5 Prozent führt automatisch zur gemeinsamen Entgeltbewertung.“ Falsch. Zusätzlich müssen fehlende Rechtfertigung und fehlende Korrektur innerhalb von sechs Monaten vorliegen.
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Häufige Fragen zur Entgelttransparenz-Berichtspflicht
Ab wie vielen Mitarbeitern gilt die Berichtspflicht?
Nach dem EU-Mindestmodell beginnt die Berichtspflicht nach Artikel 9 bei 100 Arbeitnehmern. Die heutige deutsche Berichtspflicht nach § 21 EntgTranspG folgt einer anderen Logik: Sie erfasst bestimmte Arbeitgeber mit in der Regel mehr als 500 Beschäftigten, die zusätzlich lageberichtspflichtig sind.
Wann muss erstmals berichtet werden?
Arbeitgeber mit 150 oder mehr Arbeitnehmern müssen nach der Richtlinie erstmals bis zum 7. Juni 2027 berichten. Arbeitgeber mit 100 bis 149 Arbeitnehmern erstmals bis zum 7. Juni 2031.
Welche Daten werden gemeldet?
Artikel 9 verlangt sieben Informationsbereiche: durchschnittlichen und medianen Gender Pay Gap, jeweils auch bei ergänzenden oder variablen Bestandteilen, den Anteil der Empfänger solcher Bestandteile, die Geschlechterverteilung in Entgeltquartilen sowie Entgeltunterschiede innerhalb von Kategorien gleicher oder gleichwertiger Arbeit.
Müssen die Daten öffentlich auf der Unternehmenswebsite stehen?
Die Richtlinie sieht vor, dass die Informationen an die zuständige Stelle übermittelt werden. Arbeitgeber können die Angaben nach Artikel 9 Absatz 1 Buchstaben a bis f zusätzlich auf ihrer Website oder anderweitig öffentlich zugänglich machen. Die kategorienbezogenen Angaben nach Buchstabe g müssen Arbeitnehmern und Arbeitnehmervertretern bereitgestellt werden.
Müssen Unternehmen unter 100 Arbeitnehmern berichten?
Nach Artikel 9 besteht für sie keine EU-Mindestpflicht. Die Richtlinie erlaubt aber freiwilliges Reporting und lässt zu, dass Mitgliedstaaten im nationalen Recht auch kleinere Arbeitgeber zur Bereitstellung von Entgeltinformationen verpflichten.
Reporting ist mehr als eine gesetzliche Abgabe
Die neuen Berichtspflichten verbinden Vergütungsdaten, Stellenarchitektur, Entgeltkriterien und Abhilfe. Entscheidend wird deshalb nicht nur sein, eine Kennzahl fristgerecht zu melden, sondern erklären zu können, wie sie entstanden ist und warum Unterschiede bestehen.
Unternehmen sollten die Zeit vor dem ersten Reporting nutzen, um Datenqualität, Beschäftigtenkategorien und Berechnungslogik zu testen. Damit wird das Reporting reproduzierbar – und auffällige Unterschiede können analysiert werden, bevor daraus ein zeitkritischer Abhilfeprozess entsteht.
Zur übergeordneten Einordnung: EU-Entgelttransparenzrichtlinie im Überblick.
Die Inhalte dienen der allgemeinen fachlichen Information und stellen keine Rechtsberatung dar. Sie können eine individuelle rechtliche Prüfung des Einzelfalls nicht ersetzen.