Ein Auskunftsverlangen nach dem Entgelttransparenzgesetz muss kein kompliziertes juristisches Schreiben sein. Entscheidend ist, dass die beschäftigte Person die richtige gesetzliche Vergleichslogik nutzt, eine gleiche oder gleichwertige Vergleichstätigkeit benennt und klar formuliert, zu welchen Entgeltinformationen Auskunft verlangt wird.
Diese Seite bietet dafür eine praktische Formulierungshilfe und zeigt zugleich, wie Arbeitgeber und HR ein eingehendes Auskunftsverlangen strukturiert bearbeiten können. Das Muster bezieht sich auf das heute geltende deutsche Entgelttransparenzgesetz. Die weitergehenden Informationsrechte aus Artikel 7 der Richtlinie (EU) 2023/970 werden gesondert eingeordnet, weil die deutsche Umsetzung noch nicht abgeschlossen ist.
Was gilt aktuell?
| Ebene | Wesentliche Regel |
|---|---|
| Geltendes deutsches Recht | Auskunftsanspruch grundsätzlich in Betrieben mit in der Regel mehr als 200 Beschäftigten bei demselben Arbeitgeber; Vergleichstätigkeit benennen; Textform; Monatsbrutto plus bis zu zwei einzelne Entgeltbestandteile. |
| EU-Richtlinie 2023/970 | Künftiges Recht auf individuelle Entgelthöhe und durchschnittliche Entgelthöhen nach Geschlecht für Gruppen gleicher oder gleichwertiger Arbeit; Antwort spätestens innerhalb von zwei Monaten. |
| Deutsche Umsetzung | Die Richtlinie ist noch nicht abschließend in deutsches Recht umgesetzt. Deshalb sollte ein heutiges Muster die bestehenden §§ 10 bis 16 EntgTranspG nicht mit dem künftigen Artikel-7-Verfahren vermischen. |
Stand August: Das geltende deutsche Auskunftsverfahren richtet sich weiterhin nach den §§ 10 bis 16 EntgTranspG. Die Bundesregierung hat Vorbereitungen für einen Gesetzentwurf zur Umsetzung der EU-Richtlinie getroffen; einzelne Umsetzungsfragen werden weiterhin geklärt. Maßgeblich sind die jeweils geltenden Rechtsvorschriften und amtlichen Veröffentlichungen.
Primärquellen: § 10 EntgTranspG · § 11 EntgTranspG · § 12 EntgTranspG · § 13 EntgTranspG · § 14 EntgTranspG · § 15 EntgTranspG · § 16 EntgTranspG · § 126b BGB zur Textform · Richtlinie (EU) 2023/970 · Deutscher Bundestag zum Umsetzungsstand.
Kurzcheck: Besteht der heutige gesetzliche Auskunftsanspruch?
Vor Verwendung eines Musters sollte geprüft werden, ob das heutige EntgTranspG auf das konkrete Auskunftsverlangen passt.
- Beschäftigtenstatus: Gehört die Person zu den vom Gesetz erfassten Beschäftigten?
- Betriebsgröße: Besteht der Anspruch grundsätzlich in einem Betrieb mit in der Regel mehr als 200 Beschäftigten bei demselben Arbeitgeber?
- Vergleichstätigkeit: Kann eine gleiche oder gleichwertige Tätigkeit in zumutbarer Weise benannt werden?
- Wiederholungsfrist: Liegt das letzte Auskunftsverlangen grundsätzlich mindestens zwei Jahre zurück oder haben sich die Voraussetzungen wesentlich verändert?
- Richtiger Empfänger: Ist nach Tarifstatus, Betriebsratszuständigkeit und Stellung der beschäftigten Person der Arbeitgeber, der Betriebsrat oder eine andere gesetzlich vorgesehene Stelle zuständig?
Die Rechtsgrundlagen und Grenzen des Anspruchs erläutern wir ausführlich unter Auskunftsanspruch und Informationsrechte.
Was muss in das Auskunftsverlangen?
§ 10 EntgTranspG verlangt keine vorgegebene Formularstruktur. Für ein praktisch gut bearbeitbares Auskunftsverlangen sollten jedoch mindestens folgende Punkte klar erkennbar sein:
- Name der auskunftverlangenden Person,
- Bezug auf den Auskunftsanspruch nach § 10 EntgTranspG,
- Bezeichnung der eigenen Tätigkeit,
- in zumutbarer Weise benannte gleiche oder gleichwertige Vergleichstätigkeit,
- Verlangen nach dem durchschnittlichen monatlichen Bruttoentgelt beziehungsweise dem gesetzlichen Vergleichsentgelt,
- optional bis zu zwei einzelne Entgeltbestandteile, zu denen zusätzlich Auskunft verlangt wird,
- Datum und eine Form, aus der die Person des Erklärenden eindeutig hervorgeht.
Eine ausführliche rechtliche Begründung, warum die Vergleichstätigkeit gleichwertig sein soll, verlangt § 10 nicht als allgemeine Voraussetzung des Auskunftsverlangens. Für die praktische Bearbeitung kann eine kurze Beschreibung der Vergleichbarkeit aber hilfreich sein, insbesondere wenn die Gleichwertigkeit nicht bereits aus der Stellenstruktur erkennbar ist.
Muster: Auskunftsverlangen nach § 10 EntgTranspG
Die folgende Formulierung ist eine allgemeine Arbeitshilfe. Sie muss an die konkrete Tätigkeit, den richtigen Empfänger und die gewünschten Entgeltbestandteile angepasst werden.
Betreff: Auskunftsverlangen nach § 10 Entgelttransparenzgesetz Guten Tag, hiermit mache ich meinen individuellen Auskunftsanspruch nach § 10 Entgelttransparenzgesetz geltend. Meine derzeitige Tätigkeit: [Bezeichnung der eigenen Tätigkeit] Als gleiche oder gleichwertige Vergleichstätigkeit benenne ich: [Bezeichnung der Vergleichstätigkeit] Ich bitte um die gesetzlich vorgesehene Auskunft zu den Kriterien und Verfahren der Entgeltfindung sowie zum Vergleichsentgelt nach Maßgabe der §§ 10 bis 16 EntgTranspG. Zusätzlich bitte ich um Auskunft zu folgenden einzelnen Entgeltbestandteilen: 1. [Entgeltbestandteil, z. B. variable Vergütung] 2. [optional: zweiter Entgeltbestandteil] Bitte übermitteln Sie mir die Auskunft in Textform. Mit freundlichen Grüßen [Vor- und Nachname] [Datum]
Der Verweis auf „Kriterien und Verfahren der Entgeltfindung“ orientiert sich an § 11. Dort ist vorgesehen, dass die Auskunft die Kriterien und Verfahren für die Festlegung des eigenen Entgelts und des Entgelts der Vergleichstätigkeit umfasst.
Ist eine E-Mail ausreichend?
§ 10 verlangt Textform. Nach § 126b BGB muss die Erklärung lesbar sein, die erklärende Person nennen und auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben werden. Eine eigenhändige Unterschrift ist für die Textform nicht generell erforderlich.
In der betrieblichen Praxis kann ein entsprechend ausgestaltetes elektronisches Schreiben daher für die Textform geeignet sein. Unternehmen sollten allerdings ihre bekanntgegebenen Einreichungswege beachten und sicherstellen, dass Zugang und Bearbeitung nachvollziehbar dokumentiert werden.
An wen muss das Auskunftsverlangen gerichtet werden?
Hier entstehen besonders häufig Fehler. Das EntgTranspG kennt keinen einheitlichen Empfänger für alle Beschäftigten.
| Konstellation | Grundregel |
|---|---|
| Tarifgebundener oder tarifanwendender Arbeitgeber mit Betriebsrat | Beschäftigte wenden sich grundsätzlich an den Betriebsrat. Arbeitgeber oder Betriebsrat können die Zuständigkeit nach den gesetzlichen Regeln abweichend organisieren; Beschäftigte sind darüber zu informieren, wer die Auskunft erteilt. |
| Tarifgebundener oder tarifanwendender Arbeitgeber ohne Betriebsrat | Beschäftigte wenden sich grundsätzlich an den Arbeitgeber; unter gesetzlichen Voraussetzungen können Vertreter der Tarifvertragsparteien die Beantwortung übernehmen. |
| Nicht tarifgebundener und nicht tarifanwendender Arbeitgeber | Grundsätzlich Arbeitgeber; besteht ein Betriebsrat, gelten § 14 Absatz 1 und 2 entsprechend. |
| Leitende Angestellte | Wenden sich nach § 13 Absatz 4 direkt an den Arbeitgeber. |
| Öffentlicher Dienst | § 16 enthält eine eigene Regelung; §§ 11 bis 14 sind sinngemäß anzuwenden. |
Besteht ein Betriebsrat, lohnt sich deshalb vor Versand ein Blick auf die innerbetriebliche Information zum zuständigen Auskunftsweg. Mehr zur Rolle der Arbeitnehmervertretung unter Betriebsrat und Entgelttransparenz.
Welche Vergleichstätigkeit sollte benannt werden?
Die Vergleichstätigkeit soll eine gleiche oder gleichwertige Tätigkeit sein. Sie muss nicht zwingend denselben Jobtitel tragen. Entscheidend sind die tatsächlichen Arbeitsanforderungen und die gesetzliche Bewertung gleicher oder gleichwertiger Arbeit.
Ein Muster sollte deshalb nicht künstlich eine konkrete Kollegin oder einen konkreten Kollegen nennen, wenn es eigentlich um eine Tätigkeit geht. Die rechtliche und methodische Gruppenbildung behandeln wir unter Vergleichsgruppe bei Entgelttransparenz.
Was passiert, wenn Arbeitgeber oder Betriebsrat die Vergleichstätigkeit nicht für gleichwertig halten?
Für nicht tarifgebundene und nicht tarifanwendende Arbeitgeber enthält § 15 Absatz 4 eine konkrete Regel. Hält der Arbeitgeber oder Betriebsrat die benannte Vergleichstätigkeit nach den im Betrieb angewandten Maßstäben nicht für gleich oder gleichwertig, muss dies anhand dieser Maßstäbe nachvollziehbar begründet werden. Dabei sind die Kriterien des § 4 zu berücksichtigen.
Die Auskunft wird in diesem Fall auf eine Tätigkeit bezogen, die Arbeitgeber oder Betriebsrat nach den gesetzlichen Maßstäben als gleich oder gleichwertig ansehen. Ein Ablehnungsschreiben ohne nachvollziehbare Einordnung der Vergleichstätigkeit würde diesen gesetzlichen Prozess daher nicht vollständig abbilden.
Was erhält die beschäftigte Person als Vergleichsentgelt?
Nach § 11 wird das Vergleichsentgelt als auf Vollzeitäquivalente hochgerechneter statistischer Median des durchschnittlichen monatlichen Bruttoentgelts und der benannten Entgeltbestandteile angegeben, jeweils kalenderjahresbezogen.
Der Median ist keine Offenlegung einzelner Kollegengehälter. Berechnung und Abgrenzung erläutern wir unter Vergleichsentgelt und Median.
Was bedeutet die Sechs-Personen-Regel für das Muster?
Die beschäftigte Person muss im Antrag nicht nachweisen, dass mindestens sechs Personen des anderen Geschlechts die Vergleichstätigkeit ausüben. Diese Prüfung erfolgt bei der Beantwortung.
Sind es weniger als sechs, wird das Vergleichsentgelt nach § 12 Absatz 3 nicht angegeben. Wichtig: Das Gesetz sagt damit nicht, dass der gesamte Auskunftsanspruch oder die Vergleichstätigkeit automatisch entfällt. Die Regel betrifft insbesondere die Offenlegung des statistischen Vergleichsentgelts.
Welche Frist gilt für die Antwort?
Eine pauschale Aussage „Der Arbeitgeber muss immer innerhalb von drei Monaten antworten“ wäre nach dem heutigen Gesetz zu weitgehend.
§ 15 Absatz 3 schreibt die Drei-Monats-Frist ausdrücklich für das Verfahren bei nicht tarifgebundenen und nicht tarifanwendenden Arbeitgebern vor. Dort müssen Arbeitgeber oder Betriebsrat die verlangten Auskünfte innerhalb von drei Monaten nach Zugang in Textform erteilen. Droht eine Fristversäumnis, muss die betroffene Person informiert und die Antwort ohne weiteres Verzögern erteilt werden.
Für das tarifgebundene Verfahren des § 14 enthält der Gesetzestext nicht dieselbe pauschale Drei-Monats-Regel. Das Muster sollte deshalb keine allgemeine Drei-Monats-Frist für sämtliche heutigen Auskunftsverfahren behaupten.
Wie häufig kann Auskunft verlangt werden?
Nach § 10 Absatz 2 kann vor Ablauf von zwei Jahren nach dem letzten Auskunftsverlangen grundsätzlich nur erneut Auskunft verlangt werden, wenn dargelegt wird, dass sich die Voraussetzungen wesentlich verändert haben.
Für HR bedeutet das: Das Eingangsdatum und ein eventuell früheres Auskunftsverlangen sollten dokumentiert werden. Gleichzeitig darf die Wiederholungsregel nicht mit dem künftigen Artikel 7 der EU-Richtlinie gleichgesetzt werden.
Arbeitgeberprozess: Auskunftsverlangen in acht Schritten bearbeiten
- Eingang dokumentieren: Datum, einreichende Person und übermittelten Inhalt unverändert erfassen.
- Zuständigkeit prüfen: Tarifstatus, Betriebsrat, leitende Stellung und gegebenenfalls öffentlicher Dienst klären.
- Anspruchsvoraussetzungen prüfen: insbesondere betriebliche Reichweite, Wiederholungsfrist und benannte Vergleichstätigkeit.
- Vergleichstätigkeit einordnen: bei Bedarf anhand der Kriterien für gleiche oder gleichwertige Arbeit prüfen und die Entscheidung dokumentieren.
- Datenbasis bestimmen: relevante Vergleichspersonen, Kalenderjahr, Vollzeitäquivalente und angefragte Entgeltbestandteile festlegen.
- Vergleichsentgelt berechnen: Median nach § 11 reproduzierbar ermitteln und die Sechs-Personen-Regel prüfen.
- Antwort erstellen und datenschutzrechtlich prüfen: Kriterien, Verfahren und Vergleichsentgelt übermitteln, ohne personenbezogene Entgeltdaten Dritter offenzulegen.
- Abschluss dokumentieren: Antwort, Versanddatum, verwendete Datenbasis und zuständige Rollen nachvollziehbar archivieren.
Die Verarbeitung von Entgeltdaten ist datenschutzrechtlich sensibel. Die Detailfragen zur Zugriffsbeschränkung, Datenminimierung und künftigen EU-Regelung nach Artikel 12 behandeln wir unter Datenschutz bei Entgeltdaten.
Was sollte eine Arbeitgeberantwort enthalten?
Der konkrete Umfang hängt vom anwendbaren Verfahren ab. Als interne Prüfliste sollte HR insbesondere darauf achten, dass die Antwort die vom Gesetz verlangten Informationen zu Entgeltkriterien und -verfahren sowie – soweit zulässig – das Vergleichsentgelt und die angefragten Entgeltbestandteile abdeckt.
- Bezug auf das konkrete Auskunftsverlangen,
- Einordnung der benannten Vergleichstätigkeit,
- gegebenenfalls nachvollziehbare Begründung einer abweichend bestimmten Vergleichstätigkeit,
- Kriterien und Verfahren für die Festlegung des eigenen Entgelts,
- Kriterien und Verfahren für das Entgelt der Vergleichstätigkeit,
- gesetzliches Vergleichsentgelt, sofern es angegeben werden darf,
- Werte zu den bis zu zwei angefragten Entgeltbestandteilen, sofern einschlägig,
- keine unnötige Offenlegung personenbezogener Daten anderer Beschäftigter.
Muster für eine Eingangsbestätigung durch HR
Eine Eingangsbestätigung ist nicht mit der gesetzlichen Sachauskunft gleichzusetzen. Sie kann organisatorisch jedoch sinnvoll sein, damit klar ist, dass das Verlangen eingegangen ist und geprüft wird.
Betreff: Ihr Auskunftsverlangen nach dem Entgelttransparenzgesetz Guten Tag [Name], wir bestätigen den Eingang Ihres Auskunftsverlangens vom [Datum]. Wir prüfen derzeit die Zuständigkeit und die für die Beantwortung erforderlichen Angaben nach dem Entgelttransparenzgesetz. Sollte für die Bearbeitung eine andere gesetzlich zuständige Stelle vorgesehen sein oder sollten für die eindeutige Zuordnung Ihres Verlangens ergänzende Angaben erforderlich sein, informieren wir Sie. Die inhaltliche Auskunft erhalten Sie gesondert. Freundliche Grüße [zuständige Stelle]
Diese Formulierung sollte nicht dazu verwendet werden, gesetzliche Antwortfristen zu verlängern oder die inhaltliche Bearbeitung ohne Grund aufzuschieben.
Was ändert Artikel 7 der EU-Richtlinie?
Artikel 7 sieht ein breiteres Informationsrecht vor. Arbeitnehmer sollen Auskunft über ihre individuelle Entgelthöhe und über die durchschnittlichen Entgelthöhen erhalten können, aufgeschlüsselt nach Geschlecht für Gruppen gleicher oder gleichwertiger Arbeit.
Zusätzlich sieht die Richtlinie unter anderem vor:
- Möglichkeit, Informationen über Arbeitnehmervertreter oder eine Gleichbehandlungsstelle zu verlangen und zu erhalten,
- Anspruch auf angemessene Klarstellungen bei unzutreffenden oder unvollständigen Informationen,
- jährliche Information aller Arbeitnehmer über das Recht und die Schritte zur Ausübung,
- Antwort innerhalb einer angemessenen Frist, spätestens innerhalb von zwei Monaten.
Diese EU-Regeln sollten Unternehmen bereits organisatorisch berücksichtigen. Sie sollten aber in einem heutigen Muster nicht so formuliert werden, als sei das vollständige Artikel-7-Verfahren bereits unverändert nationales deutsches Recht.
Kein Muster sollte den EU-Durchschnitt mit dem deutschen Median verwechseln
Das geltende deutsche Verfahren verwendet nach § 11 einen statistischen Median. Artikel 7 der Richtlinie spricht dagegen von durchschnittlichen Entgelthöhen. Diese Größen und Verfahren sind nicht identisch.
Für Unternehmen ist das ein wichtiger Vorbereitungspunkt: Datenmodelle und Prozesse sollten künftig beide Perspektiven nachvollziehbar abbilden können, ohne die Rechtsgrundlagen im aktuellen Antwortschreiben zu vermischen.
Typische Fehler beim Auskunftsanspruch
- Immer an HR senden: Der gesetzlich richtige Empfänger hängt von Tarifstatus, Betriebsrat und Stellung der Person ab.
- „Ab 200 Beschäftigten“ schreiben: § 12 verwendet „in der Regel mehr als 200 Beschäftigte“.
- Eine konkrete Person statt einer Vergleichstätigkeit benennen: Das Gesetz knüpft an gleiche oder gleichwertige Tätigkeiten an.
- Mehr als zwei einzelne Entgeltbestandteile als heutigen §-10-Anspruch verlangen: Das Gesetz begrenzt diesen Teil des Auskunftsverlangens auf bis zu zwei Bestandteile.
- Sechs Personen als Anspruchsvoraussetzung darstellen: Die Grenze betrifft die Angabe des Vergleichsentgelts.
- Drei Monate als universelle Frist nennen: Die ausdrückliche Drei-Monats-Regel steht in § 15.
- EU-Durchschnitt und deutschen Median gleichsetzen: Es handelt sich um unterschiedliche Auskunftsgrößen.
- Einzelgehälter anderer Beschäftigter offenlegen: Der Schutz personenbezogener Daten ist ausdrücklich zu beachten.
Häufige Fragen zum Muster
Muss das Schreiben unterschrieben werden?
§ 10 verlangt Textform, nicht generell Schriftform. Maßgeblich sind die Anforderungen des § 126b BGB: lesbare Erklärung, Benennung der erklärenden Person und dauerhafter Datenträger.
Muss die Vergleichstätigkeit detailliert begründet werden?
§ 10 verlangt, dass eine gleiche oder gleichwertige Tätigkeit in zumutbarer Weise benannt wird. Eine umfassende juristische Begründung ist dort nicht als allgemeine Voraussetzung formuliert. Eine kurze sachliche Einordnung kann bei unklaren Tätigkeitsstrukturen dennoch hilfreich sein.
Kann ich Bonus und Zulage gleichzeitig abfragen?
Grundsätzlich können nach § 10 zusätzlich bis zu zwei einzelne Entgeltbestandteile benannt werden. Welche konkrete Vergütungskomponente unter den gesetzlichen Entgeltbegriff fällt, erläutern wir unter Entgeltbestandteile bei Entgelttransparenz.
Muss der Arbeitgeber immer nach zwei Monaten antworten?
Nein, nicht nach dem derzeitigen deutschen EntgTranspG als allgemeine Regel. Die Zwei-Monats-Höchstfrist stammt aus Artikel 7 der EU-Richtlinie. Für das heutige Verfahren enthält § 15 in bestimmten Fällen eine Drei-Monats-Frist. Die nationale Umsetzung der EU-Regel ist noch offen.
Für Arbeitgeber lohnt sich ein standardisierter Prozess – nicht eine starre Standardantwort
Ein festes Bearbeitungsverfahren hilft, Zuständigkeiten, Fristen, Vergleichslogik, Berechnung und Datenschutz zuverlässig zu prüfen. Die inhaltliche Antwort darf trotzdem nicht zu einem automatisierten Standardschreiben werden, das die konkrete Vergleichstätigkeit und Entgeltsituation ignoriert.
Für die organisatorische Vorbereitung aller Entgelttransparenz-Arbeitspakete nutzen Sie die HR-Checkliste zur Entgelttransparenz.
Die Inhalte und Muster dienen der allgemeinen fachlichen Information und stellen keine Rechtsberatung dar. Sie können eine individuelle rechtliche Prüfung des Einzelfalls nicht ersetzen.