Entgelttransparenz: Pflichten für Arbeitgeber und HR
Entgelttransparenz betrifft Arbeitgeber nicht nur beim Gender Pay Gap. Je nach Rechtsgrundlage geht es um Auskunftsprozesse, objektive Entgeltkriterien, Recruiting, Daten und Reporting, die Bewertung gleicher oder gleichwertiger Arbeit sowie – unter bestimmten Voraussetzungen – gemeinsame Entgeltbewertungen und Abhilfemaßnahmen.
Für Unternehmen in Deutschland ist die Lage derzeit zweistufig: Das bestehende Entgelttransparenzgesetz (EntgTranspG) gilt bereits. Daneben enthält die Richtlinie (EU) 2023/970 zusätzliche und teilweise weitergehende Anforderungen, deren konkrete nationale Umsetzung noch nicht abgeschlossen ist. Deshalb darf eine Arbeitgeberpflicht aus der Richtlinie nicht automatisch als bereits unmittelbar geltende deutsche Pflicht dargestellt werden.
Arbeitgeber-Pflichten: Was gilt heute, was kommt aus der EU-Richtlinie?
Die folgende Einordnung trennt bewusst zwischen dem aktuellen deutschen Recht und den Vorgaben, die Deutschland mit der EU-Entgelttransparenzrichtlinie in nationales Recht überführen muss.
Thema
Heute nach deutschem Recht
Vorgabe der EU-Richtlinie
Recruiting
Keine eigenständige allgemeine Pflicht des EntgTranspG, jedem Bewerber vor dem Gespräch eine Gehaltsspanne mitzuteilen.
Bewerber sollen Informationen über Einstiegsentgelt oder Entgeltspanne rechtzeitig für transparente Verhandlungen erhalten; Arbeitgeber dürfen nicht nach aktuellem oder früherem Entgelt fragen.
Entgeltkriterien
Das EntgTranspG enthält bereits das Gebot gleichen Entgelts für gleiche oder gleichwertige Arbeit und Vorgaben für benachteiligungsfreie Entgeltsysteme.
Kriterien für Entgeltfestsetzung, Entgelthöhen und Entgeltentwicklung sollen leicht zugänglich, objektiv und geschlechtsneutral sein.
Auskunft
Individueller Auskunftsanspruch nach EntgTranspG grundsätzlich in Betrieben mit mehr als 200 Beschäftigten bei demselben Arbeitgeber.
Weitergehendes Informationsrecht für Arbeitnehmer zu individuellem Entgelt und durchschnittlichen Entgelthöhen nach Geschlecht für gleiche oder gleichwertige Arbeit; jährliche Information über dieses Recht.
Reporting
Bestehende Berichtspflicht unter den Voraussetzungen des § 21 EntgTranspG für bestimmte Arbeitgeber mit mehr als 500 Beschäftigten.
Gestaffelte Berichterstattung ab 100 Beschäftigten.
Prüfverfahren
Private Arbeitgeber mit mehr als 500 Beschäftigten sind nach § 17 EntgTranspG zur Durchführung betrieblicher Prüfverfahren aufgefordert.
Gemeinsame Entgeltbewertung bei erfüllten Voraussetzungen, insbesondere einem nicht gerechtfertigten Entgeltunterschied von mindestens 5 Prozent in einer Beschäftigtenkategorie und fehlender Korrektur innerhalb von sechs Monaten.
Datenschutz
Personenbezogene Entgeltdaten müssen auch nach geltendem Recht geschützt werden.
Personenbezogene Daten aus Auskunft, Reporting und gemeinsamer Entgeltbewertung dürfen nur zweckgebunden und im Einklang mit der DSGVO verarbeitet werden.
Stand August: Die deutsche Umsetzung der Richtlinie ist nach dem aktuell verifizierten offiziellen Stand noch nicht abgeschlossen. Maßgeblich sind die jeweils geltenden Rechtsvorschriften und amtlichen Veröffentlichungen. Den laufenden Gesetzgebungsstand dokumentieren wir unter Umsetzung der Entgelttransparenzrichtlinie in Deutschland.
1. Recruiting: Entgeltinformation vor der Einstellung vorbereiten
Artikel 5 der EU-Richtlinie sieht ein Recht von Stellenbewerbern auf Informationen über das auf objektiven, geschlechtsneutralen Kriterien beruhende Einstiegsentgelt oder dessen Spanne vor. Die Information muss so rechtzeitig bereitgestellt werden, dass fundierte und transparente Entgeltverhandlungen möglich sind.
Die Richtlinie schreibt dabei nicht zwingend vor, dass die Gehaltsspanne in jeder Stellenanzeige stehen muss. Sie nennt die veröffentlichte Stellenanzeige, die Information vor dem Vorstellungsgespräch oder eine andere rechtzeitige Form als Möglichkeiten. Wie Deutschland diese Vorgabe konkret umsetzt, ist noch Teil der nationalen Gesetzgebung.
Unabhängig davon sollte HR bereits prüfen, woher eine belastbare Entgeltspanne für eine Stelle kommt. Eine Spanne ist nur dann sinnvoll, wenn sie auf nachvollziehbaren Kriterien, Jobarchitektur und Vergütungslogik basiert. Vertiefung: Gehaltsspanne in Stellenanzeigen.
Zusätzlich sieht die Richtlinie vor, dass Arbeitgeber Bewerber nicht nach ihrem aktuellen oder früheren Entgelt fragen. Recruiting-Leitfäden, Interviewfragen und gegebenenfalls Bewerberformulare sollten deshalb überprüft werden.
2. Entgeltkriterien objektiv und geschlechtsneutral dokumentieren
Die Entgelttransparenzrichtlinie macht die Kriterien hinter Vergütungsentscheidungen deutlich wichtiger. Arbeitgeber sollen ihren Beschäftigten die Kriterien für die Festlegung von Entgelt, Entgelthöhen und Entgeltentwicklung leicht zugänglich machen. Die Kriterien müssen objektiv und geschlechtsneutral sein.
Für die praktische HR-Arbeit reicht es deshalb nicht, nur individuelle Gehaltswerte zu speichern. Unternehmen sollten nachvollziehen können, warum eine Rolle einem bestimmten Level oder Gehaltsband zugeordnet ist, welche Kriterien Entgeltentwicklung beeinflussen und wie variable Vergütung zustande kommt.
Die Richtlinie erlaubt den Mitgliedstaaten allerdings, Arbeitgeber mit weniger als 50 Beschäftigten von der Verpflichtung in Bezug auf Kriterien der Entgeltentwicklung auszunehmen. Ob und wie Deutschland von dieser Möglichkeit Gebrauch macht, ist eine Frage der nationalen Umsetzung.
3. Gleiche oder gleichwertige Arbeit nachvollziehbar bewerten
Der Grundsatz gleichen Entgelts bezieht sich nicht nur auf identische Tätigkeiten. Auch unterschiedliche Tätigkeiten können gleichwertig sein. Entgeltstrukturen müssen deshalb Vergleiche anhand objektiver und geschlechtsneutraler Kriterien ermöglichen.
Die Richtlinie nennt insbesondere Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung und Arbeitsbedingungen; weitere für die konkrete Tätigkeit relevante Faktoren können hinzukommen. Relevante soziale Kompetenzen dürfen dabei nicht systematisch unterbewertet werden.
Für Arbeitgeber entsteht daraus eine strukturelle Aufgabe: Stellenbeschreibungen, Jobfamilien, Level, Bewertungsverfahren und Vergütungsstrukturen müssen zusammenspielen. Ein rein statistischer Vergleich des durchschnittlichen Gehalts von Männern und Frauen reicht dafür nicht aus. Grundlagen: gleiche oder gleichwertige Arbeit.
4. Auskunfts- und Informationsprozesse organisieren
Nach dem heute geltenden EntgTranspG besteht der individuelle Auskunftsanspruch grundsätzlich in Betrieben mit in der Regel mehr als 200 Beschäftigten bei demselben Arbeitgeber. Beschäftigte können unter den gesetzlichen Voraussetzungen Auskunft zu ihrem durchschnittlichen monatlichen Bruttoentgelt, zu bis zu zwei Entgeltbestandteilen sowie zu Kriterien und Verfahren der Entgeltfindung verlangen.
Die Richtlinie geht weiter. Sie sieht für Arbeitnehmer ein Recht vor, Informationen über die eigene Entgelthöhe und über durchschnittliche Entgelthöhen – nach Geschlecht aufgeschlüsselt – für Kategorien von Beschäftigten mit gleicher oder gleichwertiger Arbeit zu verlangen. Arbeitgeber sollen ihre Arbeitnehmer außerdem jährlich über dieses Recht und die Schritte zur Ausübung informieren. Die Richtlinie sieht für die Antwort grundsätzlich eine Frist von höchstens zwei Monaten vor.
Die heutigen deutschen Verfahren und die zukünftige Umsetzung der Richtlinie dürfen dabei nicht vermischt werden. Die konkrete nationale Ausgestaltung ist noch offen. Operativ können Unternehmen aber bereits Verantwortlichkeiten, Datenzugriffe, Review, Datenschutz und Antwortfreigaben definieren. Details: Auskunftsanspruch und Informationsrechte.
5. Reporting-Fähigkeit aufbauen
Die künftige Berichterstattung dürfte für viele größere Arbeitgeber der sichtbarste neue Prozess werden. Die Richtlinie sieht mehrere Kennzahlen vor – nicht nur einen einzigen Gender Pay Gap. Dazu gehören unter anderem durchschnittliche und mediane Entgeltunterschiede, variable Entgeltbestandteile, die Verteilung auf Entgeltquartile und Entgeltunterschiede innerhalb von Beschäftigtenkategorien.
250 oder mehr Beschäftigte: nach der Richtlinie erstmals bis 7. Juni 2027 und danach jährlich.
150 bis 249 Beschäftigte: erstmals bis 7. Juni 2027 und danach alle drei Jahre.
100 bis 149 Beschäftigte: erstmals bis 7. Juni 2031 und danach alle drei Jahre.
6. Entgeltunterschiede erklären und gegebenenfalls korrigieren
Transparenz endet nicht bei der Berechnung. Nach Artikel 9 der Richtlinie können Beschäftigte, Arbeitnehmervertreter, Arbeitsaufsichtsbehörden und Gleichbehandlungsstellen zusätzliche Erläuterungen zu berichteten Daten verlangen. Sind geschlechtsspezifische Entgeltunterschiede nicht durch objektive, geschlechtsneutrale Kriterien gerechtfertigt, sieht die Richtlinie Abhilfe innerhalb einer angemessenen Frist vor.
Das bedeutet für HR: Für auffällige Unterschiede braucht es nicht nur eine Zahl, sondern eine nachvollziehbare fachliche Prüfung. Kriterien, Datenbasis, Begründung, Verantwortlichkeit und gegebenenfalls Maßnahmen sollten dokumentiert werden.
7. Gemeinsame Entgeltbewertung: Wann aus Reporting ein Prüfprozess wird
Für Arbeitgeber, die den Reportingpflichten nach Artikel 9 unterliegen, sieht die Richtlinie unter bestimmten Voraussetzungen eine gemeinsame Entgeltbewertung mit den Arbeitnehmervertretern vor.
Die drei Voraussetzungen müssen zusammen vorliegen:
Das Reporting zeigt in einer Beschäftigtenkategorie einen Unterschied beim durchschnittlichen Entgelt von Frauen und Männern von mindestens 5 Prozent.
Der Unterschied ist nicht durch objektive, geschlechtsneutrale Kriterien gerechtfertigt.
Der ungerechtfertigte Unterschied wurde innerhalb von sechs Monaten nach dem Reporting nicht korrigiert.
Dieses EU-Instrument ist nicht dasselbe wie das bereits bestehende betriebliche Prüfverfahren des deutschen EntgTranspG. Nach § 17 EntgTranspG sind private Arbeitgeber mit in der Regel mehr als 500 Beschäftigten derzeit zur Durchführung betrieblicher Prüfverfahren aufgefordert. Beide Instrumente behandeln zwar Entgeltgleichheit, haben aber unterschiedliche Rechtsgrundlagen und Voraussetzungen. Vertiefung: gemeinsame Entgeltbewertung.
8. Betriebsrat und Beschäftigtenvertretung früh einbeziehen
Beschäftigtenvertretungen spielen sowohl im geltenden EntgTranspG als auch in der Richtlinie eine wichtige Rolle. Schon heute bestehen beim individuellen Auskunftsanspruch und bei betrieblichen Prüfverfahren Aufgaben und Beteiligungsrechte des Betriebsrats. Die Richtlinie bindet Arbeitnehmervertreter zusätzlich unter anderem bei Vergleichskriterien, Reportingfragen und der gemeinsamen Entgeltbewertung ein.
Entgelttransparenz sollte deshalb nicht erst kurz vor einer Veröffentlichung von Kennzahlen zum Mitbestimmungsthema werden. Sinnvoll ist eine frühzeitige Klärung von Rollen, Datenzugriff, Bewertungsmethodik und Review-Prozessen. Details: Betriebsrat und Entgelttransparenz.
9. Datenschutz und Zugriff auf Entgeltdaten absichern
Gehalts-, Vergleichs- und Beschäftigtendaten sind personenbezogene Daten und können besonders sensible Rückschlüsse ermöglichen. Die Richtlinie stellt ausdrücklich klar, dass personenbezogene Daten aus Auskunft, Reporting und gemeinsamer Entgeltbewertung im Einklang mit der DSGVO verarbeitet und grundsätzlich nicht für andere Zwecke als die Anwendung des Grundsatzes gleichen Entgelts verwendet werden dürfen.
Für Arbeitgeber bedeutet das unter anderem: Rollen- und Berechtigungskonzepte, Datenminimierung, Schutz kleiner Gruppen, dokumentierte Zwecke und sichere Weitergabeprozesse müssen Teil der fachlichen Umsetzung sein.
Was sollten Arbeitgeber unabhängig vom endgültigen deutschen Gesetz jetzt tun?
Die genaue nationale Rechtslage wird erst mit der deutschen Umsetzung feststehen. Trotzdem gibt es vorbereitende Arbeiten, die Unternehmen sinnvoll vorziehen können, ohne künftige Pflichten zu unterstellen.
1. Unternehmensstruktur und Beschäftigtenzahlen klären: relevante Arbeitgeber, Betriebe und Größenklassen dokumentieren.
2. Entgeltdaten inventarisieren: Grundentgelt, variable Vergütung, Benefits, Arbeitszeit und Perioden konsistent erfassen.
3. Jobarchitektur prüfen: Rollen, Level, Jobfamilien und Tätigkeitsbeschreibungen nachvollziehbar strukturieren.
4. Entgeltkriterien erfassen: Regeln für Einstiegsentgelt, Gehaltsbänder und Entgeltentwicklung dokumentieren.
5. Recruiting-Prozess prüfen: Entgeltinformation und Fragen zur Gehaltshistorie kontrollieren.
6. Auskunftsworkflow definieren: Eingang, Datenbeschaffung, Prüfung, Freigabe und Antwort organisieren.
7. Reporting testen: relevante Kennzahlen probeweise aus den vorhandenen Daten erzeugen.
8. Auffälligkeiten fachlich prüfen: Unterschiede nicht nur berechnen, sondern anhand dokumentierter Kriterien untersuchen.
9. Betriebsrat und Legal einbinden: Rollen und Reviewpunkte früh festlegen.
10. Gesetzgebungsstand beobachten: interne Prozesse erst dann auf konkrete neue deutsche Fristen festschreiben, wenn diese belastbar feststehen.
Die Größe des Unternehmens ist wichtig, aber sie ist nicht das einzige Kriterium. Vor allem die Reportingpflichten der Richtlinie sind nach Beschäftigtenzahl gestaffelt. Das geltende EntgTranspG verwendet wiederum andere Schwellen – etwa mehr als 200 Beschäftigte beim individuellen Auskunftsanspruch und mehr als 500 Beschäftigte bei bestimmten betrieblichen Instrumenten.
Deshalb sollte nicht mit einer einzigen Aussage wie „Entgelttransparenz gilt ab 100 Mitarbeitern“ gearbeitet werden. Unsere Seite Entgelttransparenz: Schwellenwerte stellt die einzelnen Instrumente nebeneinander.
Müssen Arbeitgeber ab 100 Beschäftigten jetzt bereits alle neuen EU-Pflichten erfüllen?
Nein. Die Zahl 100 bezeichnet insbesondere die unterste Reporting-Schwelle der Richtlinie. Die deutsche Umsetzung ist noch nicht abgeschlossen, und andere Vorgaben der Richtlinie folgen ohnehin keiner einheitlichen 100-Beschäftigten-Grenze. Bestehendes deutsches Recht und Richtlinienvorgaben müssen derzeit getrennt betrachtet werden.
Muss jeder Arbeitgeber Gehaltsspannen in Stellenanzeigen veröffentlichen?
Die Richtlinie verlangt eine rechtzeitige Information über Einstiegsentgelt oder Spanne, schreibt aber nicht ausschließlich die Veröffentlichung direkt in der Stellenanzeige vor. Sie nennt auch die Information vor dem Vorstellungsgespräch oder eine andere geeignete rechtzeitige Form. Die konkrete deutsche Ausgestaltung steht noch aus.
Müssen Unternehmen schon jetzt eine Stellenbewertung einführen?
Eine pauschale Pflicht, ein bestimmtes Stellenbewertungssystem einzuführen, lässt sich so nicht formulieren. Entscheidend ist, dass gleiche oder gleichwertige Arbeit anhand objektiver, geschlechtsneutraler Kriterien beurteilt werden kann. Für Unternehmen ohne nachvollziehbare Job- und Bewertungsstruktur kann eine systematische Stellenbewertung deshalb ein sinnvoller Umsetzungsbaustein sein.
Ist ein Gender-Pay-Gap-Bericht allein ausreichend?
Nein. Die Richtlinie sieht mehrere Kennzahlen vor und verbindet Reporting mit Erläuterungs-, Prüf- und gegebenenfalls Abhilfeprozessen. Zudem betrifft Entgelttransparenz auch Recruiting, Entgeltkriterien, Informationsrechte und gleiche oder gleichwertige Arbeit.
Von einzelnen Pflichten zum HR-Projekt
Die zentrale Herausforderung für Arbeitgeber liegt weniger in einer einzelnen Vorschrift als im Zusammenspiel von Vergütungslogik, HR-Daten, Jobarchitektur, Recruiting, Auskunft, Reporting und Governance. Wer diese Bereiche getrennt bearbeitet, riskiert Inkonsistenzen. Sinnvoller ist ein gemeinsamer Readiness-Prozess mit klaren Verantwortlichkeiten.
Die Inhalte dienen der allgemeinen fachlichen Information und stellen keine Rechtsberatung dar. Sie können eine individuelle rechtliche Prüfung des Einzelfalls nicht ersetzen.
